Observe su lista de cosas por hacer y todo parece difícil y de largo plazo. Es entonces cuando crea un plan estratégico a 5 años. Planea las habilidades que necesitará su organización de TI en los próximos 36 meses. Firma ese contrato de outsourcing por siete años. Está bien. Puede admitirlo. A veces puede ser un poco… insoportable. Entonces ésta es su agenda: Actualizaciones de Proyectos. Juntas con el equipo ejecutivo. Visitas de los fabricantes. Correo electrónico. Presentaciones. No hay tiempo de respirar. La idea de que tal vez pueda adaptarse a algo así parece completamente ridícula. Lo que necesita es un milagro de 20 minutos. Por supuesto, la mayoría de las grandes transformaciones toman un buen tiempo, pero no todos los cambios requieren una campaña militar. Hay cosas que puede hacer en sólo un cuarto de hora que tendrán un efecto significativo y positivo e incluso de largo plazo en su vida, su trabajo y su empresa. Puede llamar a un cliente; puede disminuir, y revolucionar, sus juntas semanales; podría probar algunas aplicaciones de Google. Hemos recolectado 20 de las mejores ideas que pudimos encontrar: tácticas rápidas pero efectivas que pueden mejorar las TI de la organización, impulsar su carrera, ampliar sus conocimientos acerca de la tecnología, agudizar tus habilidades de administración y mejorar tus relaciones con la empresa. 1. Contrainteligencia 101 Tome los reportes anuales que sus principales competidores han llenado con la Comisión de seguridad e Intercambio y lea la sección llamada «Discusión y Análisis de la Administración». Ahí es donde el CEO (a través de abogados del corporativo) describe que ha pasado a la compañía en el año pasado, lo bueno y lo malo. Revisando ese material tendrás de inmediato un mejor entendimiento de la competencia, dice Mary Lacity, profesora de sistemas de información en la Universidad de San Louis Missouri. «Los CIOs necesitan habilitar las estrategias de negocio y los jefes de los CIOs estarán desarrollando estrategias cara a cara con sus competidores,» agrega Lacity. Para apoyar lo que debe ser una campaña sobre la marcha para elevar su trabajo en TI ante los ojos de sus compañeros ejecutivos, observe cómo sus principales competidores posicionan las TI. UPS, Target, Kohls, Citigroup y Blockbuster son empresas conocidas por hablar mucho de tecnología en estos reportes anuales. También, dice Lacity, note cuando los líderes tecnológicos de los rivales forman parte del equipo ejecutivo. «Si la mayoría de los competidores tienen a sus CIO reportándoles a los CEO, eso puede ser la munición para un papel más prominente para usted.» -Kim S. Nash. 2. La mini-junta Si los solteros han encontrado una manera de condensar esa penosa primera cita en 8 minutos de comunicación intensa, ¿por qué no probar eso en sus juntas de TI? Siéntese ahora mismo y reorganice todas tus juntas de TI internas para ocupar sólo 20 minutos. Si eso es demasiado radical, hágalo para las reuniones de esta semana, o si se siente especialmente poderoso, inténtelo en sus juntas entre departamentos. «Sólo unos 15 minutos de 30 son realmente productivos en la mayoría de las juntas, incluso en esas juntas programadas para durar una hora», dice Michael Hites, CIO de la New Mexico State University, quien una vez puso un límite de 30 minutos para todas las juntas. «La idea es que esto te obliga a usted y a los participantes de la reunión a prepararse para la junta y enfocarse.»Hites descubrió que las juntas más cortas fueron más efectivas y dejaron más tiempo para realmente hacer las cosas. Si le gusta la idea, considere a esta sugerencia aún más radical del CIO de Direct Energy, Kumud Kalia: cancele todas las juntas recurrentes con su equipo de subordinados. «Pídales que lo busquen sólo para problemas mayores, no para cada pequeña decisión», aconseja Kalia. -Stephanie Overby 3. Inteligencia de Negocios 201 Tome el 10-K de empresa (Un reporte que resume de manera comprehensiva el desempeño de la empresa y que debe ser enviado cada año a la Comisión de Intercambio y Seguridad – Securities and Exchange Comisión-. Típicamente el 10-K contiene mucho más información que el reporte anual. Incluye información como la historia de la compañía, estructura organizacional, acciones, ingresos por acción, subsidiarias, etc.) y ponga atención a las cosas malas que ocurrieron el año pasado. Piense en cómo la tecnología afectó esos eventos, entonces encuentre qué puede hacer al respecto. Piense también en cómo las TI pueden mitigar las espeluznantes posibilidades citadas en la sección «factores de riesgo”. Blockbuster anota en su más reciente 10-K que la consolidación en la industria de la renta de películas muestra que algunas tiendas de vídeo se verán forzadas a cerrar. «Si no somos capaces de capitalizar el cierre de las tiendas de nuestros competidores», dice el reporte de la compañía de $5.5 mil millones, «podemos ser incapaces de acrecentar nuestra participación de mercado y nuestros resultados financieros pueden ser afectados adversamente». Puede apostar que el nuevo CIO de Blockbuster, Keith Morrow, está pensando en cómo puede ayudar a la compañía a beneficiarse de las pérdidas de sus competidores. Este ejercicio de 20 minutos lo educará acerca de los problemas centrales del negocio que enfrenta su compañía, y que es importante para Wall Street. Recuerde que lo que Wall Street piensa de su compañía afecta su futuro y su sueldo. -K.S.N. 4. Su vendedor, revelado Pida a sus más importantes vendedores de tecnología llevar a cabo una valoración de su relación con su organización. «Esto requiere un mínimo esfuerzo por parte del CIO», dice Chris Pattacini, vicepresidente de consultoría de outsourcing de Nautilus Advisors, «pero puede pagar grandes dividendos». Por supuesto, hay una trampa. Los vendedores pueden no ser tan honestos como le gustaría por temor a que la información sea usada contra ellos en futuras negociaciones. Ponga fáciles las respuestas de los vendedores y asegúrese de invitarlos a calificar no solo los esfuerzos de sus organizaciones, sino los suyos también. Para asegurar que el vendedor lleve a cabo esa tarea, dele una meta alcanzable y una fecha límite. Pídales compartir sus tres ideas principales para mejorar la relación en la próxima junta cliente-vendedor, dice Eugene Kublanov, CEO de la firma de asesoría de globalización NeoIT. -S.O. 5. Autoconocimiento es poder Veinte minutos es el tiempo perfecto para una buena y honesta introspección. Encuentre una habitación silenciosa donde no sea molestado. Pregúntese si está trabajando con un objetivo o sólo trabajando. ¿Quiere ser el CIO de una compañía de Fortune 500? ¿Quiere comenzar un negocio? Este paso debe tomar 5 minutos. Si su meta es vaga, —crecer, ser promovido, hacer más dinero— use los siguientes cinco minutos en buscar ser más específico. Haga a un lado la modestia y la incertidumbre. Alguien vendrá con el próximo Google, alguien será el nuevo CIO de GE. ¿Por qué no usted? Los últimos 10 minutos serán los «10 minutos de la verdad». Pregúntese qué estará haciendo cuando deje este lugar silencioso en el minuto 21. Lo que sea ¿le ayudará a alcanzar la meta que acaba de ponerse? O ¿sólo estará terminando un trabajo y/o ganando un salario? Si es lo segundo, aún habrá aprendido algo importante: Necesita cambiar. -S.O. 6. Llame a un cliente (Punto Extra si está enojado) Es verdad, contacta un cliente real, vivo. Hable a su contacto más cercano en ventas, mercadotecnia o servicio al cliente. Pida un cliente que pueda contactar y con el que haya hablado en el pasado. No podría arriesgar un cliente valioso o altamente visible. Pregunte por un cliente insatisfecho cuya experiencia en TI pueda ayudar a retroalimentar al negocio. 7. La vida sin correo electrónico Cuando se trata de estrategias de comunicación personal, los trabajadores de TI siguen generalmente el liderazgo de su CIO. De modo que si el CIO siempre está reenviando correos electrónicos, añadiendo destinatarios a la línea cc, amontonando archivos adjuntos encima de otros, el equipo de TI seguramente también lo hará. O, si el CIO muestra mayor confort enviando mensajes con su BlackBerry que interactuado con sus colegas, los miembros del equipo copiarán ese comportamiento. Para impulsar las interacciones cara-a-cara con clientes internos y externos, y para combatir la sobrecarga de correo electrónico, los CIOs deben pasar 20 minutos explicando a sus colegas y miembros del equipo de TI por qué los “viernes sin correo electrónico” (o cualquier otro día de la semana) es una buena idea: las empresas que tienen días sin correo electrónico encuentran que esto lleva a una toma de decisiones más proactiva, mejores relaciones entre compañeros de trabajo y mayor conciencia de las necesidades de los clientes. En lugar de un correo electrónico, los miembros del equipo llamarán por teléfono o incluso buscarán a un cliente o colega en persona. 8. Diga sí a la capacitación del personal En 20 minutos, puede autorizar una línea de presupuesto para capacitación o, aún más rápido y económico, envíe un correo electrónico a su personal para animarlos a hacer algo nuevo. Y dígales que espera que pasen un día al mes aprendiendo. Haga que sea un día oficial en el calendario de todos. En 20 minutos, puede dar el primer paso para ayudar a esos empleados a encontrar lo que se han estado perdiendo y a sumar habilidades críticas a su organización. 9. ¿Y quién eres tú? Un Chat espontáneo con alguien de su staff puede poner nerviosa a esa persona y puede parecer artificial si no tiene el hábito de hacerlo. Así que adquiera ese hábito. Visitar a los empleados le permitirán reunir conocimientos acerca de lo que pasa en su organización –además de ayudarlo a construir relaciones que la hagan más cohesiva. «Si cree que su gente es la clave para tu éxito, construir una conexión personal es, una pieza importante para sustentar su compromiso», dice Tom Murphy, vicepresidente senior y CIO de AmerisourceBergen. «Esto también le dará un panorama de las realidades de la organización que no necesariamente obtiene cuando interactúa sólo con sus reportes directos». No pregunte sólo “¿Cómo vamos?”. “Sea específico», advierte Murphy. Y cualquier cosa que diga, asegúrese de que es entendida. «La gente sabe si está realmente interesado en sus opiniones y observaciones», comenta Murphy. 10. Dé una caminata Sabe que caminar es bueno para usted. Un paseo regular de 20 minutos puede reducir el riesgo de un ataque cardiaco, ayudarlo a mantener en su peso y a manejar el estrés. Además estamos hechos para eso. Expertos en salud aconsejan caminar al menos 30 minutos al día. “Pero 20 minutos es mejor que nada”, dice Maggie Miller, vicepresidente senior y CIO de Warner Music Group. Millar ha encontrado que una carrera corta o una vigorosa caminata como primera actividad de la mañana le ayudarán a pensar con mayor claridad y a ser más creativo. Y sobre todo le ayudarán a poner los pies en la tierra «cuando esté mal en alguna cosa». Su estrategia: «Escribo algún comentario respecto al asunto que me ocupa y lo dejo cocinarse lentamente mientras salgo a dar una caminata por Central Park o por Riverside Park, que es más tranquilo. Para cuando regreso usualmente ya he encontrado una manera mucho más constructiva y colaborativa de enfrentar ese problema.» Así que, ahora, fuera de esa silla. -E.V. 11. Toque en una nueva puerta Para crear una organización de TI que proporcione un valor estratégico, tiene que entender cómo opera su negocio. «Siempre comienza ahí», dice Michael Jones, CIO del National Marrow Donor Program. «No me refiero a cómo operan las TI en el contexto del negocio, sino a cómo funciona el negocio. Qué conduce los ingresos y las ganancias. En qué se va el dinero del negocio. Quiénes son sus clientes. Qué necesita cada persona.»Para encontrar las respuestas, dice Jones, «necesita hablar con mucha gente, desde el nivel C hasta los cimientos». Muy probablemente ya lo ha checado con un grupo definido de ejecutivos. ¿Por qué no usa sus 20 minutos para aventurarse en territorio inexplorado y visitar a alguien nuevo? No vaya con una agenda. Deje atrás el plan estratégico. Y por amor de Dios, no dé un discurso. Tenga una conversación. Si el tema gira en torno del negocio, haga preguntas. ¿Qué le gusta de su trabajo? ¿Qué va bien? ¿Qué no va bien? ¿Qué podría facilitar su trabajo? Brian Tennant, CIO de Bethesda Lutheran Homes and Services dice que un simple ¿Cómo va la chamba? puede hacer el truco. «Le pregunto a la gente qué está haciendo y gano una tremenda perspectiva respecto a las funciones, roles, el trabajo que hace la gente y los retos que enfrentan», dice Tennant. Si su nuevo amigo le pregunta acerca de usted, sea breve pero realista. Es lo que hacen los amigos. -S.O. 12. ¿Se debe quedar, o debe irse ahora? Los buenos líderes, como los buenos capitanes, frecuentemente piensan que su trabajo es cargar con no importa qué, incluso al punto de hundirse con su barco. Pero a veces lo mejor que se puede hacer es encontrar un bote salvavidas y remar a tierra firme. «Si encuentra que el trabajo ya no le emociona, es tiempo de buscar otro», dice Steve Yates, CIO de KeyBank. Debe tomarse menos de 20 minutos y ver si ha pasado el punto del no retorno. Tome pluma y papel (sí, de la manera antigua; le ayudará a aterrizar) y ponga un cronómetro para 10 ó 15 minutos. (Un reloj de arena es opcional, pero recomendable.) Dibuje una línea descendente en medio. En un lado escriba las razones por las que debe quedarse; en el otro lado, las razones por las que debe irse. Si la lista de estas últimas es más larga que las de los motivos para permanecer, es tiempo de irse. Encontrar un nuevo trabajo no es más difícil que presentarse a uno malo, día tras día. «El trabajo del CIO es demandante», dice Yates. «Tiene que sentirse bien para venir a trabajar para manejar todos los giros y vueltas de políticas, tecnología, cambios en la organización y todo eso». Si ya está harto, su gente lo notará tarde o temprano, y solo será cuestión de tiempo para que sea tomada la decisión de navegar en busca de nuevas tierras, y ya no estará en sus manos. -Al Sacco 13. ¿Qué es tan divertido respecto a la paz, el amor y el entendimiento en la compañía? Muchos miembros del equipo de TI no tienen mucha interacción con otros departamentos. Invitar al jefe de finanzas (o de mercadotecnia, de ventas, o de recursos humanos) a dar una presentación informal de 15 minutos en su próxima junta con su gente, su departamento de TI puede familiarizarse con la estructura, necesidades actuales, iniciativas y retos de otros grupos dentro de la compañía. No debe ser realmente pesado para ninguna de las dos partes, ya que los ejecutivos del departamento tienden a tener presentaciones hechas acerca de sus departamentos y sus necesidades –presentaciones que frecuentemente entregan a la plantilla de directivos o dentro de sus propios departamentos. El beneficio de que participen los ejecutivos: Entre mejor entiendan los de TI su mundo, mejor podrán servirles, dice Peter Kretzman, ejecutivo de TI y autor del blog CIO/CTO Perspectives. «Estas presentaciones pueden ser la única oportunidad estructurada que mucha gente de TI ha tenido para aprender y hacer preguntas sobre otras áreas de la compañía», dice Kretzman. «A través de esas sesiones, el ejecutivo a cargo de esas áreas se transforman en algo más que solo un nombre y un rostro, y tiende a darse un real entendimiento y relaciones positivas de trabajo.»Agregue que es frecuentemente un arreglo recíproco, uno que ofrece una enorme oportunidad para evangelizar sobre lo que hacen las TI y por qué. -Shawna McAlearney 14. Abra una cuenta Facebook Tal vez no le guste Facebook. Tal vez crea que es cosa de niños. Pero tal vez está equivocado y por estarlo tal vez está perdiendo una oportunidad de aprender un poco acerca de las redes sociales. Después de todo, con 64 millones de usuarios, Facebook es la red social de más rápido crecimiento en la Web. La compañía asegura que su población mayor de 25 años ha sido la que ha crecido con más rapidez. De modo que tómese 20 minutos y abra una cuenta. Mark A. Lappin, director de TI para Lee Michaels Fine Jewelry -la cual posee 8 tiendas en Louisiana, Texas y Mississippi- ha mantenido una cuenta desde que el sitio abrió en el 2004. «No permitimos el acceso en el trabajo», dice Lappin, «pero [mi] gente la usa en su casa frecuentemente». Lappin cree que los CIOs pueden aprender de Facebook para construir redes sociales exitosas equivalentes para empleados detrás del firewall corporativo. «Eso es un objetivo futuro en nuestra Intranet.» -C.G. Lynch 15. Encripte ahora o arrepiéntase después Cuando un empleado o contratista pierde una notebook se convierte en una brecha de información y una pesadilla para el departamento de RP, ¿Qué va a decir cuando su CEO pregunte por qué no había encriptado las notebooks de la empresa? Eso no será divertido. De modo que empiece a investigar las opciones de encripción. «Una notebook perdida sin encripción lo está agarrando verdaderamente con los pantalones abajo», dice la analista señor de Forrester Research, Natalie Lambert. «Sin embargo, le sorprenderá el número de empresas que no han encriptado sus dispositivos móviles. «El precio era una preocupación, pero la tecnología de encripción se ha convertido prácticamente en un commodity, dice Lambert. -Laurianne McLaughlin 16. Qué quieren los usuarios ¿Está seguro de que está haciendo las inversiones correctas en TI? Aquí hay una idea novedosa: ¿Por qué no pregunta? De acuerdo con David Hatch, director de investigación en la consultora Aberdeen Group, la administración de las TI gasta demasiado tiempo investigando las últimas tecnologías y virtualmente ninguno en preguntar a los usuarios qué es lo que ellos quieren. Hay una gigantesca desconexión entre el pensamiento estratégico el nivel superior de administración y el uso y adopción entre los usuarios finales en el mundo real, dice. Por eso Hatch recomienda 20 minutos para hacer una encuesta informal y anónima entre todos los empleados de la empresa preguntando lo siguiente: ¿Cuáles de sus aplicaciones son más útiles para usted? ¿Por qué? (Asegúrese de proporcionar una lista) ¿Cuáles aplicaciones son tan críticas que simplemente no podría hacer tu trabajo sin ellas? ¿Cuáles aplicaciones no usa para nada? ¿Cuáles aplicaciones le ocasionan más problemas? ¿Qué nueva aplicación de negocios o capacitación que actualmente no tiene podría hacer instantáneamente más fácil su trabajo y mejorar su desempeño? -Diann Daniel 17. Los niños son verdaderamente inteligentes Seguro, sus avanzados veteranos tienen grandes ideas pero ¿Por qué no darle la vuelta a las cosas y pedirle a los niños de su personal que vengan con ideas para mejorar la eficiencia, la calidad o el lugar de trabajo? Los inexpertos en cuestiones organizacionales pueden tener una perspectiva diferente, dice el CEO de NeoIT, Eugene Kublanov, pero éstas son raramente probadas efectivamente. Los ejecutivos de nivel C raramente solicitan o escuchan las ideas de los miembros más jóvenes de su equipo, dice Kublanov. Y eso es un desperdicio de un recurso valioso. «Muchas tecnologías que han empezado en el mundo del consumidor o del peer-to-peer, como las tecnologías móviles, los videojuegos y los wikis, están encontrando su camino en el mundo de los negocios», apunta Kublanov. «¿Quién mejor para adentrarnos en cómo aplicar esas tecnologías para hacer el negocio más efectivo que aquellos para quienes el uso de esas herramientas es de lo más natural?” Por supuesto, no va a pasar por toda la cadena de mando para solicitar esa información, de modo que tiene que parecer casual, dice Kublanov. Pruebe algo como, «Hey, me gustaría conocer sus ideas acerca de cómo podemos mejorar la eficiencia en la organización. Piensen en eso y tráiganme sus mejores tres ideas el próximo viernes». Kublanov y sus clientes han puesto esto en práctica exitosamente. «Algunos de los resultados han incluido el apoyo en herramientas wiki como un sistema más efectivo de administración del conocimiento, distribución de videos de capacitación en iPods el uso de las herramientas de las redes sociales para crear concentradores del conocimiento interno», dice Kublanov. Recompense a sus jóvenes innovadores involucrándolos en la implementación de sus ideas. Y «nunca deje de darles crédito a las personas por sus ideas», añade Kublanov. Y un simple “gracias” del jefe también puede llevarlo muy lejos. -S.O. 18. ¿Su vendedor lo atrapó? Compartir su plan estratégico con sus proveedores puede ayudar. Tal vez su plan descanse en productos que están por terminar su ciclo de vida. ¿No sería bueno saberlo? Tal vez hay productos que podrían resolver mejor sus necesidades futuras. ¿Cómo puede saber eso? Primero, invite a sus proveedores estratégicos a la presentación de un plan estratégico de TI y deje un tiempo para una sesión de preguntas y respuestas. Stephen Guth, director ejecutivo de Vendor Management Office en la National Rural Electric Cooperative Association, dice que limitar el número de representantes de cada proveedor y enfocarse a jugadores clave, como el ejecutivo de cuenta, su gerente y un representante ejecutivo, es importante. Y el plan estratégico no debe ser enviado a los proveedores por correo electrónico o por mensajería; puede ser que no lo lean, y las copias son difíciles de controlar. «Tener una habitación llena de proveedores escuchando la presentación del plan estratégico de TI, incluso cuando no se enciman productos o servicios de varios fabricantes crea una sensación de competencia». Todos compiten para ayudarlo. ¿Cómo puede mejorar eso? -S. M. 19. El divertido iPhone Hugh Scott, VP de IS en Direct Energy, tiene un equipo que da soporte a unos 500 smartphones, todos BlackBerrys. Pero en casa, el es un converso del iPhone. ¿Por qué? Scott cree que ofrece lecciones para la gente de TI sin importar su “religión” respecto a la movilidad. «Lo primero es la transparente usabilidad del producto», dice Scott. «No necesita un manual con él. Solo necesita comprender cómo funciona. Esa es una lección importante para los CIOs». Los usuarios esperarán la misma clase de facilidad de uso de la tecnología que utilizan en la oficina. -Christopher Lindquist 20. Tome una prueba de manejo de Google De acuerdo, parece que pasará otra década antes de que use otra suite de productividad que no sea Microsoft Office. Pero si está cansado de pagar cuotas por licencias para usuarios que usan solo unas cuantas funciones del Office, vale la pena darle un vistazo a la versión para consumidores de Google Apps. Cuando abra una cuenta en Gmail, incluya Google Apps. Pruebe el procesador de texto y la hoja de cálculo, el calendario y las funciones de chat de Gmail y puede encontrar que las herramientas ligeras pueden ser bastante útiles. Rebecca Wettemann, analista de Nucleus Research, dice que los CIOs deben tener una cuenta de Google Apps aunque sea sólo para mostrar a sus usuarios que saben lo que está pasando en el mundo de los consumidores. «Puede ser una gran forma de ganar credibilidad con una base de usuarios que a veces ve las TI como servidores y almacenamiento y no como innovación en software», dice ella. Por sólo $50 dólares por usuario al año por la versión empresarial de Google Apps con seguridad de Postini para el correo electrónico, puede encontrar una opción convincente para los usuarios que no requieren de tanto poder de las aplicaciones de productividad. «A medida que crece la funcionalidad de las Google Apps, los CIOs pueden desear considerar migrar a algunos usuarios de Microsoft Office a Google Apps y mostrar al CFO un agradable retorno de la inversión», dice Wettemann.