Por Javier Obregón, gerente de Servicios y Alianzas de Xerox Mexicana
Las empresas de todos los tamaños están fijándose en cada parte de su infraestructura de TI en un esfuerzo para encontrar ahorros de costos adicionales. Crease o no, la infraestructura de impresión es uno de los lugares que la mayoría no ha tomado en cuenta – y es una enorme oportunidad para los canales. Mostrar a los clientes como su entorno de impresión no administrado tiene un impacto negativo en sus resultados finales es una estrategia de negocios exitosa y los ayuda a reducir costos e incrementar la productividad. Para el canal, representa una nueva fuente de ingresos periódicos y una inversión en crecimiento sustentable y rentable. Y no es una nueva tecnología en la que el Gerente de Finanzas debe invertir – la empresa ya está gastando dinero en impresión. La oportunidad para usted es conseguir que reduzcan sus costos al adquirirla de una forma diferente.
Muchas empresas gastan mucho más dinero que el necesario en impresión en su oficina y cuentan con más copiadoras, faxes e impresoras que las que en realidad necesitan.
Los servicios administrados de impresión (Managed Print Services, MPS) son un enfoque con probada eficacia para reducir costos e incrementar la productividad. Pero, con la maduración del mercado de MPS, los clientes podrán elegir entre un rango más amplio y diverso de proveedores de MPS. Será cada vez más importante destacarse entre la multitud concentrándose en entender las necesidades de los clientes, proporcionar más servicios administrados para ellos y ofrecer una solución de impresión administrada bien desarrollada y fácil de implementar.
Son proveedores exitosos de MPS aquellos que construyen relaciones a largo plazo con sus clientes y agregan valor en forma continua a través de la colaboración constante. Los proveedores más efectivos de MPS se posicionan como catalizadores para el crecimiento de los negocios, teniendo en cuenta a menudo los siguientes consejos:
· Primero administre lo que usted tiene. El primer paso es ayudar a los clientes a administrar su flota existente de dispositivos de impresión. Tómese el tiempo necesario para controlar y reducir costos con lo que ya se tiene. Esto debe incluir dispositivos de impresión de todos los fabricantes.
Optimice la flota. Demuestre al cliente cómo consolidar y modificar su infraestructura de impresión puede ayudar a su negocio a ser más eficiente y continuar ahorrando dinero a largo plazo.
· Aproveche las tendencias. La seguridad del disco duro de las Impresoras multifunción y las iniciativas de impresión “verdes” son solo ejemplos de cómo iniciar la conversación. Demuestre a los clientes cómo MPS puede ayudarlos a alcanzar sus objetivos a través de la consolidación de productos, proveedores sustentables e instalación y mantenimiento del disco duro.
- Piense más allá de volúmenes de impresión y clics. Las conversaciones previas a la vente pueden concretar o romper la negociación. Por eso, hágase las preguntas correctas: cuáles son sus objetivos; qué aplicaciones está utilizando; cuáles son sus expectativas; y qué nivel de eficiencia busca lograr.
- Demuestre qué es posible. Considere todos los factores de costo cuando complete el análisis presencial incluyendo costos de equipamiento, uso de papel, consumo de energía, necesidades de gestión de TI y el impacto medioambiental de una solución de impresión ideal.
- El desperdicio va más allá del costo. El retorno de la inversión en MPS no es solo dinero. Asegúrese de resaltar los otros niveles de eficiencia que serán alcanzados como por ejemplo la productividad de los empleados, beneficios medioambientales, ahorros de lugar, etc.
Para Comenzar
Agregar MPS a su portafolio puede ser un proceso simple y lucrativo si se siguen los pasos correctos y se contrata al socio adecuado para ayudar con conocimiento operativo para asegurar la implementación efectiva al utilizar un programa de MPS completamente integrado con las herramientas y la infraestructura de apoyo necesaria para que sea exitosa.
Estas son algunos consejos para comenzar:
1) Evalúe sus cuentas principales. Focalícese en aquellas que representan alrededor del 80% de sus ingresos, así como también aquellas cuentas con el mayor potencial para ahorro de costos con MPS. Muchos clientes están buscando activamente una solución de MPS. No se quede afuera de esta oportunidad.
2) Evalúe sus operaciones internas. Determine si cuenta con los recursos necesarios para el éxito. Esto incluye operaciones, facturación y ventas. Recuerde que un programa de MPS bien diseñado puede eliminar la necesidad de hacer inversiones Fuertes en nuevos recursos y podría ser capaz de apalancar aquello con lo que ya cuenta.
3) Entienda el entorno competitivo. Asegúrese de que usted será capaz de diferenciar claramente su solución de la oferta de los competidores. Cuanto mayor sea el servicio administrado que usted proporciona a su cliente, mayor será su relación y la fortaleza de su relevancia estratégica.
4) Invierta en educación y comunicación. En sus esfuerzos por administrar la impresión, focalícese desde el comienzo en capacitación interna para asegurarse de que toda la compañía conozca la dirección que está tomando con los servicios de impresión.
5) Encuentre el programa correcto. Al buscar una empresa socia para MPS, considere su reputación, experiencia, apoyo y herramientas, así como también cuál le ayudará a generar el mayor ingreso para su negocio. El programa correcto lo preparará y pondrá en marcha rápidamente y le proporcionará una serie de ofrecimientos para agregar valor a sus clientes.
Sopesando las opciones
Mientras que los analistas predicen un crecimiento de dos dígitos para el mercado de MPS en los próximos años, no alcanza con simplemente ofrecer MPS en su portafolio. MPS es una evolución, no una revolución: se trata de simplificar la flota de impresión administrada de un cliente y mejorarla con el paso del tiempo, teniendo en cuenta las necesidades del cliente y su presupuesto. Con ese fin, es importante buscar un programa de MPS que ofrezca oportunidades de sacar provecho de cualquier tipo de red de impresión/tecnología de impresión con la que cuente un cliente, y al mismo tiempo reducir el desperdicio, ahorrar dinero y simplificar ampliamente la administración de dispositivos.
Creando el camino para el éxito
La clave para el éxito con cualquier solución de MPS es contar con un personal entrenado adecuadamente asegurándose de que el cliente no tendrá que enfrentar los mismos desafíos que están tratando de evitar al contar con servicios administrados en primer lugar. Conformar un personal hábil y competente es uno de los mayores desafíos que los proveedores de servicio enfrentan actualmente.
Para empezar, capacite a su personal de ventas para explicarle los beneficios de MPS y que entienda cómo es implementado. Trabaje con su empresa de MPS para brindar capacitaciones de alto impacto que cubran temáticas tales como evaluación, diseño, implementación y administración. Centre sus esfuerzos de marketing en la industria, el tamaño y las necesidades específicas de los clientes.
Una vez que haya agregado MPS a su portafolio, es importante recordar que capacitar personas para brindar un servicio como impresión administrada no es lo mismo que capacitarlos para servicio al cliente relacionado con productos.
Una vez que MPS se ha sumado exitosamente en su portafolio, no sólo mejorará su posición estratégica de mercado en general, sino que le ayudará a hacer que las cuentas existentes sean más seguras y le abrirá puertas para ganar nuevos negocios. Para seguir siendo exitoso, será necesario continuar con los relacionamientos con clientes y empresas y focalizarse en reevaluar los procesos para alcanzar requisitos de negocios siempre cambiantes. Un programa de MPS y una estrategia de ventas efectivos y bien articulados crearán la lealtad del cliente, su confianza y los beneficios.