Introducir nuevo software en el entorno de una pequeña empresa puede ser costoso, por decir lo menos. Dependiendo del tamaño de su negocio, la compra de varias copias de un programa, o su licencia, pueden rápidamente hacer que los números de su balance se pongan en rojo.
Sin embargo, la alternativa no es especialmente atractiva. Tamizar a través de la web con la esperanza de encontrar una solución de software eficaz sin costo, podría terminar costándole a una pequeña empresa la misma cantidad de tiempo, dinero y mano de obra como si hubiera comprado una aplicación totalmente funcional en primer lugar.
¿Qué debe hacer el dueño de una empresa con poco presupuesto? Simple: Lea este artículo.
A continuación, encontrará diez hermosas piezas de software que pueden aumentar la productividad sin disminuir su cuenta bancaria. Se incluyeron opciones para la mayoría de las funciones empresariales -desde la productividad a la gestión de los recursos humanos y el sistema operativo en sí mismo- en un esfuerzo por crear un recurso ‘front-to-back’ para hacer que su negocio funcione a bajo o ningún costo.
Una palabra de advertencia: El software libre no es siempre es lo que parece. Mientras que el software Premium normalmente viene con actualizaciones frecuentes y un personal de soporte que está a solo una llamada de distancia, el software gratuito puede ser un poco más difícil -sobre todo alrededor del soporte, documentación y facilidad de uso. Dicho esto, las utilidades descritas aquí son de las mejores cosechas del software libre, por lo que no tendrá que arremangarse y sumergirse en un foro de soporte técnico con demasiada frecuencia.
Sistema Operativo: Ubuntu Linux
El costo de las licencias de Windows se acumula rápidamente, mientras que los costos de Linux no llegan ni a diez centavos. Ubuntu es un sistema operativo bastante bueno, también, siempre y cuando a su personal no le importe abandonar la familiaridad del escritorio tradicional de Windows para irse por aguas desconocidas. La selección de software de Linux es diferente de la alineación de aplicaciones de Windows, pero cada pieza de software que se menciona en este artículo, con la excepción obvia de la suite de seguridad de Microsoft, se ejecuta muy bien en Ubuntu.
A pesar de que a menudo se bromea con que Linux es casi imposible de usar, Canonical y una gran cantidad de entusiastas del código abierto han puesto mucho empeño en hacer que Ubuntu sea extremadamente fácil de usar. También diría que va a ser igual de frustrante tratar de meter la moderna interface de usuario Windows 8 en el entorno empresarial. Pues ni siquiera podremos empezar a conocer lo maravilloso que es ejecutar Linux en sistemas de baja potencia que se marchitarán y se ahogarán con el principal sistema operativo de Microsoft. Pero si todavía no estás convencido…
Suite de productividad: LibreOffice
Es justo decir que uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas que abandonan la suite de oficina de Microsoft por paquete freeware como LibreOffice, es la compatibilidad. En concreto, las preocupaciones giran en torno a que los documentos nuevos o las hojas de cálculo, cuya extensión final tengan la letra "x", no funcionen con LibreOffice y, aun cuando lo hagan, no tengan el mismo aspecto.
Si bien es cierto que pueden haber un par de diferencias generales al abrir una hoja de cálculo de Microsoft Excel en su aplicación original versus Calc de LibreOffice, y que preferiría utilizar PowerPoint en vez del deslucido Impress de LibreOffice (lo siento), la aplicación Writer de la suite es francamente excelente, sobre todo por su precio. Y sí, LibreOffice Writer abre archivos .docx, aunque es posible que encuentre algunos ligeros problemas de formato en los documentos con viñetas y sangrías.
¿Nuestra recomendación? Si no es demasiada molestia, empiece a guardar sus documentos importantes de Word en formatos de archivo más antiguos para que LibreOffice tenga menos problemas -como Word 97-2003, RTF o documentos ODF (OpenDocument Format).
Seguridad: Windows Defender y Microsoft Security Essentials
¿Dos aplicaciones de seguridad a la vez? No del todo, aunque esto va a requerir una explicación rápida.
En todas las versiones de Windows anteriores a Windows 8, Windows Defender es una aplicación anti-spyware. Es bueno tenerla, pero no tanto como un escáner de virus en tiempo real. Microsoft Security Essentials cumple este papel en Windows XP, Vista y Windows 7. En Windows 8, Microsoft fusionó aplicaciones antivirus y anti-spyware en un programa único y unificado llamado -lo han adivinado- Windows Defender. ¿Lo tiene?
Si bien los diferentes tipos de negocios podrían necesitar opciones de seguridad más robustas que las soluciones libres de Microsoft, no hay absolutamente nada malo en mantener la alta funcionalidad (y altamente libre) de la aplicación antivirus de Microsoft en su bolsillo trasero para los sistemas que requieren protección básica. Pero no espere que las aplicaciones hagan un gran trabajo en informar a una autoridad centralizada sobre los virus encontrados o actualizaciones necesarias.
Otra aplicación de gran alcance que vale la pena visitar es la versión gratuita de Comodo Internet Security. Con ella, puede obtener lo mejor de Windows Defender y Microsoft Security Essentials en una sola aplicación: Anti-spyware, firewall y capacidades antivirus, sandboxing automático para bloquear archivos desconocidos antes de que puedan hacer daño, y una capacidad de bloqueo que mantiene sus archivos críticos de Windows libres de ser afectados por las aplicaciones problemáticas. Comodo frecuentemente pide que los usuarios tomen decisiones de seguridad, sin embargo, el software de Microsoft trabaja detrás del telón.
Email: Zimbra Desktop
Ya que Mozilla Thunderbird está básicamente como soporte en este momento, el mundo de "alternativas gratuitas a Microsoft Outlook" ha recibido un duro golpe. Sin embargo, Zimbra Desktop ofrece un conjunto de características convincentes como un cliente de correo de escritorio, especialmente para los empleados encargados de vigilar los canales sociales de su negocio.
Zimbra Desktop incluye todos los elementos básicos de un cliente de correo electrónico de escritorio, como una interface de correo, calendario, listas de tareas, un modo fuera de línea, etc.
La aplicación también incluye una sección que permite a los usuarios llevar un control sobre hotspostssociales como Twitter y Facebook; más servicios favorables a la empresa como WebEx y LinkedIn; y servicios generales como Yahoo Web Search y búsquedas locales.
Zimbra Desktop es compatible con correo electrónico POP e IMAP fuera de la caja, junto con Yahoo Mail, Gmail, AOL, Hotmail y -por supuesto- cuentas Zimbra Collaboration Server.
Gestión de proyectos: Freedcamp
Freedcamp se parece mucho a Basecamp, ¿no? Hay una razón para eso. Este proyecto gratuito de herramientas de seguimiento tiene varias cosas en común con su contraparte de seguimiento más costosa.
Si alguna vez has visto la interface de Basecamp, ya sabe de lo que estamos hablando. Si no es así, aquí hay un curso intensivo: Freedcamp le permite crear proyectos, dentro de los cuales puede crear y asignar tareas a los distintos usuarios dentro de su organización. (Las fechas de vencimiento aparecerán en un calendario separado). Cuando los usuarios inician sesión en sus cuentas, se les presenta un panel de control fácil de digerir con toda la actividad que ocurre dentro de un proyecto en particular, así como las cosas pendientes y elementos que indican "¿Dónde estamos en la línea de tiempo general?" para que sepa cómo está trabajando. Los usuarios incluso pueden seguir su tiempo en una tarea particular, que viene muy bien si su negocio factura por horas.
Gestión de recursos humanos: OrangeHRM
La gestión de los recursos humanos es fundamental para todos, y hacer el seguimiento de la información de sus empleados en una hoja de cálculo es confuso. Eso no significa que tenga que optar por el software de gestión de recursos humanos Premium. OrangeHRM -un sistema de recursos humanos completamente libre y de código- hace girar un número de "módulos comunes" de recursos humanos en torno a un único sistema, el controlador centralizado.
En otras palabras, las funciones tales como el seguimiento de la base de datos de la suite central de empleados, permisos de los empleados, módulo de cronometraje, el sistema de seguimiento de los aspirantes a un trabajo, y el sistema de rendimiento crítico -por nombrar algunas opciones disponibles- están unidas en un módulo de administración único que permite una “administración” universal para asignar diferentes derechos y permisos para las características antes mencionadas.
¿Suena complicado? No lo es. La fácil curva de aprendizaje de OrangeHRM es tan amplia como sus puntos de venta. Sin embargo, si necesita funciones más avanzadas o no quieren la molestia de mantener software de gestión de recursos humanos en su propio hardware, está disponible un software como servicio (Saas) de pago. También puede pagar por la capacitación o software personalizado.
Diseño web: Weebly
Si no sabe absolutamente nada acerca del diseño web, pero todavía quiere algún tipo de presencia en Internet, es mejor que una página ‘acerca de usted’ o un dominio, Weebly es su boleto ganador.
La versión gratuita de esta aplicación web le permite crear un sitio simple -alojado por Weebly- que construye arrastrando y colocando los diferentes elementos de la página a través de una variedad de plantillas predefinidas. Si bien ciertas partes de las plantillas están bloqueadas, puede adornar secciones editables con párrafos, imágenes, formularios de contacto, o incluso un poco de HTML personalizado. Elementos llamativos como la incrustación de videos requiere una cuenta Premium de Weebly.
No solo puede tener varias páginas en su sitio, sino que también puede asignar a otros usuarios para que actúen como editores de colaboración en la construcción de la web.
Gestión de relaciones con los clientes: ZohoCRM
Si su pyme destaca por la "P" -usted solo necesitaría tres o menos usuarios para su software de gestión de relaciones con el cliente- entonces ZohoCRM es la aplicación SaaS para usted. En su esencia, ZohoCRM ayuda a que las empresas hagan un seguimiento de los clientes (y potenciales clientes), lleven a cabo campañas de marketing por correo electrónico, la captura de oportunidades, mantener un dedo en el pulso de las ventas, administrar las oportunidades de venta, y mucho más, todo a través de una sola , fácil de usar interface web.
La versión gratuita de ZohoCRM soporta 100 megabytes de almacenamiento total y hasta 100 mil registros.
Si está buscando más flexibilidad (o usuarios) de los que proporciona la versión gratuita de ZohoCRM, puede actualizarse a un nivel superior por un precio razonable, o es posible que desee comprobar SugarCRM Community Edition. Es más potente que la versión gratuita de ZohoCRM, pero también requiere de hosting y configuración del software en su propio servidor. Necesitará un poco más de conocimientos técnicos y la voluntad de asumir la ayuda de robustos foros de SugarCRM para que esta herramienta esté en toda regla y funcionando sin problemas.
Contabilidad: GnuCash
GnuCash es un programa de contabilidad de código abierto que utiliza una interface de estilo chequera para rastrear los ingresos y los gastos básicos. Y, dado que esta aplicación utiliza el método contable de la doble facturación, le ayuda a balancear sus libros, asegurándose de que coincidan sus distintas operaciones cruzadas. En otras palabras, el dinero que entra y sale tiene que coincidir con los activos y pasivos de su negocio.
GnuCash les permite a los usuarios configurar las transacciones y recordatorios en un calendario altamente personalizable. El software fue construido teniendo en mente la contabilidad de la pequeña empresa, con innumerables opciones de informes (incluidos los estados de pérdidas y ganancias), seguimiento de clientes y proveedores, gestión de facturas, impresión de cheques, gestión de nóminas, y mucho más. No obstante, no incluyen inventario dedicado o herramientas de TPV.
Marketing por correo electrónico: MailChimp
MailChimp es un "freemium", y su oferta gratuita es realmente muy amable. La capa libre de este popular servicio de gestión de correo electrónico le permite enviar hasta 12 mil correos electrónicos por mes a una lista que no sea más grande de dos mil direcciones de correo electrónico. En otras palabras, no se puede hacer explotar el mundo, pero la pequeña empresa típica sin duda podrá enviarle correos electrónicos a una parte significativa de su base de clientes.
La versión gratuita de MailChimp prácticamente no tiene restricciones a la hora de crear y utilizar plantillas, escribirle a sus suscriptores de acuerdo con su ubicación, y usar contenido dinámico en el correo electrónico, casi personalizado, para los diferentes segmentos de su base de clientes. Y no importa si está utilizando versiones gratuitas o pro de MailChimp, consigue el acceso a la información completa de la aplicación y a las pruebas A/B.
– PC World US / IDG News