La calma actual del clima de negocios y el renovado énfasis de la contabilidad corporativa ha incitado a una evaluación de todas las compras de tecnología para promover el crecimiento de las organizaciones, mismas que se han dado cuenta, por ejemplo, que muchas de las mismas herramientas de inteligencia de negocios existen por todo el corporativo, pero producen poco o nada de valor en conjunto, exceptuando silos de información. Los contratos de mantenimiento y licenciamiento en cada herramienta de Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI, por sus siglas en inglés) son significativos también. Gartner sugiere que “los corporativos deben detener esta proliferación fragmentada de herramientas de inteligencia de negocios y mejorarlas asegurando un ambiente más consistente y administrable”. Detallar las métricas de estado crítico del costo total de propiedad (TCO) y explicar el impacto en estas compañías en su retorno de su inversión, es un tema donde los proveedores de soluciones de BI y reporteo corporativo, han dedicado gran parte de su tiempo. TCO y BI De acuerdo con Gartner, “las compañías deben conocer su misión y utilizar el TCO para darle prioridad, guiar y comprobar el progreso dirigido a cumplir los objetivos del negocio”. Por esa razón cuando se aplica el TCO a la inteligencia de negocios, todos los costos y beneficios deben ser evaluados para garantizar que los usuarios estén autorizados apropiadamente para acceder, transformar y hacer mejor o hacer más rápida la toma de decisiones utilizando el activo más importante: la información. El potencial que ofrece la inteligencia de negocios es el más rápido retorno de inversión de cualquier inversión de carácter técnico. A medida que el tamaño de las aplicaciones crece, se vuelve más importante para las organizaciones administrar de mejor manera su costo total de propiedad, el cual representa una escala de mayor rentabilidad para la empresa y va más allá, puesto que no requiere mover datos o poblar cubos de información o compra innecesaria de hardware, el cual invariablemente es mucho más costoso. Factores que afectan al TCO Enfocarse únicamente en el precio cuando se evalúan tecnologías de información (TI) para reducción de costos es arriesgado ya que en él intervienen los costos aunados al hardware y software; la funcionalidad, arquitectura y escalabilidad del software; tiempos de implementación; entrenamiento a usuarios; soporte y mantenimiento, así como la arquitectura de datos. La estrategia de BI debe soportar la necesidad de todos los usuarios, permitir el desarrollo de aplicaciones personalizadas, trabajar con datos, correr en su propia plataforma y requerir el mínimo soporte técnico. Consejos por factores Costos de hardware y software. La mejor solución debe tener como base la Web sin licenciamiento adicional por usuario y no debe requerir software adicional. Funcionalidad de software. La solución debe comprender de un ambiente intuitivo que no requiera elementos de conectividad adicional, que sea fácil de aprender y usar. Arquitectura de software y escalabilidad. Ventana Research, firma de servicios de consultoría e investigación, afirma que seleccionar al fabricante con el menor costo en la categoría más amplia de Inteligencia de Negocios —reportes parametrizados y reporteo definido por usuarios en plataformas Windows y UNIX— puede ser una solución extremadamente rentable para ambientes a gran escala. Tiempo de implementación. Seleccionar la solución de Inteligencia de Negocios con un ambiente abierto e intuitivo que permita desarrollar de manera rápida en virtualmente cualquier tipo de reportes basados en Web o sistemas de información. Entrenamiento de usuarios. Mantenga el tiempo y costos asociados con entrenamiento de diversos grupos de usuarios al mínimo. Asegure que las personas puedan administrar fácilmente y compartir información a través de toda la organización y que los resultados puedan ser salvados, consultados, impresos o llevados fuera, para diversos análisis. Soporte y mantenimiento. Seleccionar una solución de Inteligencia de Negocios segura y administrable en la que los usuarios puedan intuitivamente ayudarse así mismos para conseguir la información correcta, desempeñar tareas simples y crear o modificar los reportes debe ser el foco al pensar en este factor. Arquitectura de datos. Interoperabilidad en activos y datos disminuirá significativamente el TCO. En conclusión, cada uno de estos factores está entrelazado y depende de los demás al momento de considerar un reducción del costo total de propiedad en una solución de Inteligencia de Negocios. Ninguno puede ser removido sin considerar de qué manera afectará a los otros elementos.