Pero siga adelante con el proceso y será recompensado con una solución que no se siente improvisada; más bien, es una de las mejores para resolver varios problemas de contenido particular, cualquier cosa, desde proyección de colaboración hasta administración de documentos para satisfacer la certificación ISO 9001. Mi primera prueba simuló una situación bastante típica de cualquier empresa: ventas, ingeniería, y otros departamentos necesitan un repositorio para controlar las publicaciones técnicas y de marketing. EMC Documentum ofrece varias maneras a los usuarios para interactuar con este contenido. La integración con Microsoft Office me dejó abrir PowerPoint, crear una presentación, y guardarla directamente en el repositorio de documentos. Primero, mi presentación fue colocada en un espacio privado apropiado, basándose en meta información que ingresé. Después, designé cuáles revisores serían notificados para que el equipo pudiera discutir y editar el documento. Una vez que todos los miembros fueron satisfechos, la presentación fue movida automáticamente a una carpeta pública, protegida contra cambios y marcada para ser retenida por seis años (para cumplir con las regulaciones de conformidad). Ese tipo de estrecha administración de contenido y colaboración es rara, y señala qué tan bien EMC Documentum entiende –y moderniza– el proceso de administración de un documento. Documentum Client para Outlook, otra interfaz, proporciona un solo punto para administrar correo electrónico y documentos. Mi segunda prueba involucró un elaborado proceso de aprobación de préstamo hipotecario de alto volumen, que puede convertirse fácilmente a otras empresas. El módulo BPM (Business Process Management) toma el papel principal aquí. El administrador de proceso gráfico ayuda a los desarrolladores a especificar acciones rápidamente, como captura de documentos, enrutamiento y aprobación. Comencé esta prueba escaneando un papel de aplicación de prestamo, realizando reconocimiento óptico de caracteres (para que la información pudiera ser almacenada en un repositorio), y convirtiendo el documento en PDF. Simultáneamente, el proceso llamó un servicio Web externo para recuperar las actuales tasas de préstamo. Estas partes formaron parte de un documento virtual que fue enrutado a través de diferentes departamentos para su aprobación. Lo más impresionante es la inteligencia de BPM. Por ejemplo, un correo electrónico fue enviado preguntando por la verificación de empleo del aplicante. La respuesta fue agregada automáticamente al documento virtual del cliente. El administrador del proceso también monitorea la lista de trabajo, que asegura que a una persona en particular no se le dé una carga de trabajo inapropiada. Y finalmente, el archivo completado fue cerrado y se le asignó un periodo de retención. Hay mucho más sucediendo aquí. En el fondo, por ejemplo, Compliance Manager refuerza las firmas digitales y asegura la autenticidad del contenido. También detecta intentos de alterar o borrar los documentos. Encontré RPS (Retention Policy Services) igualmente significativo. Además de reforzar las reglas de la rutina de retención, los administradores pueden cerrar rápidamente cualquier contenido que pueda estar relacionado con una auditoría o una investigación. Los documentos son archivados automáticamente en el sistema más rentable (que puede ser EMC o un hardware de terceros) de acuerdo con qué tan seguido se accede a los archivos o en qué parte de su ciclo de vida se encuentran. Una prueba final involucró Content Integration Services –una interesante capacidad de búsqueda que une resultados de más de 300 fuentes. Este tema unificado es realmente central en las soluciones Documentum. El simple procesamiento del motor de la base de datos y el modelo de seguridad aplican cuando las empresas agregan otros componentes, como el administrador de contenido Web, administración digital de valores, o administración de registros. Los sistemas a esta escala son costosos, alcanzando los millones de dólares. Pero considerando el precio de administrar mal información no estructurada y los riesgos del incumplimiento, EMC Documentum 5 debe ser una inversión prudente.