Si de buenos restaurantes y moda se trata, Grupo Ece es el experto, pues siendo franquiciatario de marcas como Hard Rock Café, Planet Hollywood Café, Rainforest Café, Armani, Etro, Valentino y Branzi, el conservar la buena imagen a través de la excelencia en el servicio es sin duda una de sus prioridades. Máxime si se trata de lograr una mayor expansión en el mercado, pues hoy cuentan con presencia en nueve importantes ciudades del país, entre las que destacan Distrito Federal, Estado de México, Acapulco, Cabo San Lucas, Cancún, Cozumel, Guadalajara, Tijuana y Vallarta. Aquí es donde el área de sistemas juega un papel importante en el logro de este objetivo. De esta manera y al asumir la gerencia de TI en 2003 de Grupo Ece, Ernesto Ramírez Flores, se dio a la tarea de hacer mejoras sustanciales y de fondo a todos y cada uno de los sistemas informáticos para que todo funcionara a la perfección y pudiera darse un servicio de calidad que esperan los usuarios. “Primeramente me di a la tarea de evaluar con detalle cuál era la situación de la infraestructura con la que contábamos, y encontré deficiencias alarmantes, por ejemplo en telecomunicaciones: la red WAN de voz y datos, el equipo de telecomunicaciones y los conmutadores eran obsoletos, además se tenían problemas con el soporte y con la adquisición de refacciones; existían costos elevados en servicios de voz (Llamadas locales, celulares, LD nacional y LD internacional). En la parte de seguridad no se contaba con ningún sistema integral de seguridad, asimismo el licenciamiento del antivirus estaba vencido; en hardware, tanto los servidores, el equipo de cómputo, las terminales de punto de venta, todos eran obsoletos y no contaban con mantenimiento, lo anterior nos causaba problemas sobre todo en costos elevados de reparación y desabasto de refacciones. En la parte de software la situación era similar, pues tanto las aplicaciones de escritorio, los sistemas operativos de los servidores de administración y punto de venta, así como el ERP, estaban descontinuados y sin soporte… lo anterior no sólo había causado estragos en la operación, sino que había dañado en gran medida la imagen del departamento de sistemas, el cual gozaba de poca credibilidad y se había convertido en un lastre para la organización”. Ernesto Ramírez agregó que lo anterior obligaba a tomar medidas urgentes, y lo colocaba ante un nuevo reto: “la necesidad de una renovación tecnológica con carácter de urgente”, con el objetivo primordial de “colocar a la empresa a la vanguardia tecnológica, y con esto apoyar y sostener el crecimiento de la misma en el futuro”. Inmediatamente se puso manos a la obra, y se llevó a cabo un plan estratégico de renovación tecnológica para TI, para resolver por etapas y de raíz lo más urgente, “comenzamos con una primera etapa de renovación tecnológica en la infraestructura (telecomunicaciones, seguridad y hardware). En telecomunicaciones se modernizaron los enlaces dedicados a Frame Relay Puerto Extendido en tan solo tres meses, (tiempo récord en Red Uno para la realización del proyecto) obteniendo ventajas como costos más bajos, con tecnología de punta, equipo propiedad del proveedor (soporte y refaccionamiento sin costo para la empresa); asimismo, se implementó un enlace dedicado a Internet (Plus del proyecto que ayudó de manera notable a realizar operaciones con bancos y dependencias gubernamentales). Se negoció con Telmex los costos de llamadas, obteniendo ventajas como reducción de los costos de llamadas locales, nacionales e internacionales; se bloquearon los conmutadores y se puso un tarificador de llamadas en cada unidad de negocio en un lapso de cuatro meses; se redujo considerablemente el costo de las llamadas locales, celulares, LD Nacional y LD Internacional. “Con los dos puntos anteriores me comprometí a disminuir los costos en aproximadamente $4,000 dólares mensuales (monto con el cual se paga el 50% de un arrendamiento financiero para cambiar todos los servidores del site corporativo), sin embargo el ahorro real llegó incluso a los $12,000 dólares, esto detonó e impulsó de manera significativa a la dirección general y de finanzas, para ver el proyecto integral y fue lo que apoyó directamente la transición en tecnología que el grupo tiene”. Ernesto Ramírez explicó que también hubo que reforzar toda la parte de la seguridad, “se implementó un firewall, un antispam, y el antivirus, y el proveedor fue Tecno XXI de Symantec, lo anterior no sólo nos ayudó a mejorar los tiempos de respuesta, sino que nos ayudó a salvaguardar nuestra información”. Añadió que la seguridad se extendió también a los usuarios viajeros, pues se implementaron clientes de VPN para los directores y usuarios móviles del grupo (un plus adicional al proyecto de seguridad), “ellos se pueden conectar a la compañía desde donde se encuentren, con la seguridad de que la información no será hackeada”. En la parte del hardware, se han cambiado el 60% de los servidores de las empresas del Grupo, y lo mismo ha sucedido con el 30% de los equipos de escritorio, “solo falta migrar el resto de los servidores y equipos de escritorio, pero sobre todo los equipos del site”. La parte de continuidad del negocio también es importante para ellos, sobre todo en los bares y restaurantes, en donde terminan de operar a altas horas de la noche, “para asegurarnos que no habrían fallas de energía que pudieran entorpecer el servicio, implementamos sistemas de protección de energía (UPS) con APC-MGE de Isso Power 9000, los cuales nos brindan la posibilidad de monitorearlos constantemente, además cuando algo no está bien envían alarmas a mi correo electrónico y a los celulares de los ingenieros, con ello logramos optimizar los tiempos de respuesta del departamento, ya que con esto podemos dar un servicio de inmediato cuando alguna unidad se quede sin energía eléctrica”. Ernesto Ramírez indicó que también cuentan con un sistema de monitoreo de la Red WAN, “recibimos notificaciones al correo y a los celulares, obviamente de los equipos de misión critica incluso somos en su gran mayoría los primeros en enterarnos si algo sé cayo o simplemente se dañó y de inmediato estamos atacando los problemas”. La segunda etapa La primera etapa ya terminó, no obstante queda mucho por hacer, y de hecho viene ya la segunda etapa que contempla al software, “estamos en vías de concluir con la primera etapa, a partir de ese momento estamos en posibilidad de soporte el cambio en cuanto al software e iniciar de lleno la Segunda Etapa (software) que incluye el Punto de Venta de Restaurantes y Sistema de Distribución en Moda, Costeo de para alimentos, bebidas y recetarios, y Recursos Humanos”. “Actualmente los restaurantes están medianamente automatizados, pues cuentan con un sistema denominado Micros, que corre en sistema operativo Unix, en donde los meseros toman la orden y la vacían en pantallas touchscreen, éstas envían la señal a unas comandas ubicadas en la cocina, donde los cocineros preparan los alimentos”. No obstante indicó que falta detallar algunos aspectos en los restaurantes, sobre todo en cuanto a los puntos de venta se refieren, “estamos evaluando proveedores para ver quién de ellos nos ofrece una solución acorde a nuestras necesidades, pues el sistema con el cual contamos actualmente que es de Micros Fidelio no consolida la información, y es doble captura de datos, por ello buscamos mayor flexibilidad”. También viene una renovación tecnológica importante de su ERP, “actualmente contamos con el R3 de SAP, pero la empresa ha registrado un crecimiento en los últimos años, y ya no es suficiente, por ello buscaremos modernizarlo lo más pronto posible”. De hecho, adelantó Ernesto Ramírez, “una vez consolidado el ERP al mismo tiempo trabajaremos con un Bussiness Intelligent, para que los directores puedan conocer incluso cuánto es lo que se vendió en el día en cada una de las unidades de negocio, sin duda es información relevante que nos han solicitado mucho”. Y concluyó: “hoy estamos buscando que los sistemas estén alineados estratégicamente con el negocio, para permanecer siempre a la vanguardia, y ese es mi verdadero reto de hoy es lograr mayor productividad y que se vea reflejado en todos los niveles y sobre todo lograr más con menos, la idea es siempre ver qué puedo hacer con lo que tengo: innovación en todos los sentidos”.