La base del éxito para cualquier empresa, se encuentra en la calidad y la ejecución de sus servicios, he ahí la importancia de contar con una herramienta como la CMDB o base de datos de la configuración (CMDB). La CMBD otorga muchos beneficios a las empresas que la implementan, como es el hecho de coadyuvar la toma de decisiones, entre otros.
Sin embargo, en un sondeo realizado por la empresa Pink Elephant, durante el web-seminar “¿Problemas con la implementación de la CMDB?” que contó con más de 450 participantes, se descubrió que el 26% de las empresas, no cuentan con la herramienta que les permita implementar la CMDB mientras que el 23% cuentan con la herramienta necesaria pero no la han implementado. El 14% de las empresas participantes ya implementaron una CMDB pero no han obtenido los resultados deseados y tan sólo un 3% de los participantes han logrado explotar al máximo la implementación de la CMDB.
Toda empresa requiere una alineación entre la tecnología y las necesidades del negocio, por lo que debe identificar sus necesidades específicas así como generar un catálogo de sus servicios. La CMDB no sólo facilita la organización del catálogo, sino que además vincula directamente a los servicios con las necesidades, agilizando la toma de decisiones tales como autorizar cambios y resolver incidentes rápidamente además de optimizar los servicios, la capacidad y los recursos.
Pink Elephant promueve la importancia de la implementación de la CMDB a través de un proceso formal basado en las mejores prácticas ITIL, ya que la correcta implementación y gestión a través de las prácticas ITIL pueden garantizar un máximo aprovechamiento y de esta forma generar resultados satisfactorios.
En el caso de una implementación sin contar con una estrategia y planeación formal o casos de una incorrecta gestión de la CMDB, se corre el riesgo de obtener resultados no deseados, por lo que Pink recomienda la formalidad de su implementación y la continuidad en su correcta gestión.
Cuando se preguntó a los participantes del web-seminar antes mencionado, sobre los resultados que les ha producido la CMDB, se obtuvieron datos que confirman que la implementación formal junto con una correcta gestión, produce resultados satisfactorios para el 18% de los participantes, mientras que la implementación informal no ha producido los resultados esperados para el 27%. Las estadísticas varían de acuerdo a la forma de implementación y el proceso de gestión, pero en general, lo que Pink recomienda para optimizar resultados, es un proceso formal planeación, implementación, control y auditoria; que garanticen una correcta gestión de la CMDB a lo largo de su ciclo de vida.
La implementación de la CMDB, permite observar, en conjunto, como los diferentes procesos, herramientas y servicios del negocio están conectados entre sí, de tal manera que la gestión de los activos resultará más fácil y efectiva. Se contará con información que permita evaluar el impacto que tiene un cambio o modificación de un elemento de configuración hacia otros elementos, incluyendo los servicios de TI y los procesos de negocio relacionados.
La Integración Continua (CI por sus siglas en inglés -Continuous Integration-), es la integración automática de un proyecto, efectuada constantemente para detectar, de forma inmediata, cualquier falla en los procesos o los servicios. Los CIs son entonces los “elementos de configuración”. La CMDB permite definir el ciclo de vida de cada uno de los CIs para el continuo monitoreo de la calidad de los servicios.
La CMDB implica más que la “simple” gestión de activos ya que la primera gestiona las relaciones que existen entre los CIs, de manera que se puede describir cómo trabajan en conjunto los elementos de configuración para la entrega correcta de los servicios; de la misma forma, la CMDB puede contener datos sobre empleados, proveedores, y otras sucursales del negocio, manteniendo constante comunicación entre todos los elementos que componen el negocio integral.
Una gestión recomendada de la CMDB se basa en un proceso que se puede dividir en 5 fases o subprocesos fundamentales o claves; primero la “Gestión y Planificación” que implica la planeación del proyecto desde la concepción de la idea, hasta la consideración de los alcances que se requieren, es decir, ¿qué es lo que se quiere hacer? y ¿cuál es el alcance que se espera de la CMDB, los servicios y elementos a incluir?
El segundo paso es denominado “Identificación / Configuración” y es sumamente recomendable porque implica, desde el principio, contar ya con un catálogo de servicios a partir del cual se pueda definir el nivel de detalle del proyecto, el ciclo de vida de los CIs y finalmente la generación de una nomenclatura que los organice y los identifique.
Durante el anterior proceso de identificación, se definen los criterios de selección de elementos de configuración (CIs), se seleccionan en base a los criterios establecidos, se les asignan identificadores, se especifican sus atributos y se identifica al propietario de cada uno de ellos.
Como siguiente paso para la implementación de la CMDB, se realiza el “Control de Configuración”, proceso mediante el cual se garantiza la existencia de mecanismos de control de los CIs; durante esta etapa se registran los cambios, versiones y ubicaciones y se establecen las políticas y procedimientos que incluyen el control de licencias, la gestión de cambios, el control de versiones del activo y el control de despliegue y distribución.
Los últimos procesos son la “Información de Estado” y “Verificación y Auditoría” que aseguran que exista conformidad entre las líneas de referencia documentadas y el entorno real. A través de herramientas automatizadas de auditoría, se comprobará constantemente que existan consistencias en el entre el estado físico de los CIs y la CMDB, lo que optimizará los recursos. Aunque es importante mencionar que las herramientas automatizadas no son parte natural de una CMDB, sino que se pueden integrar para hacer más robusto y automatizado el proceso.
Pink Elephant recomienda la utilización de la CMDB porque reconoce los beneficios que puede aportar a las empresas, sabe que esta herramienta puede aumentar la eficiencia y calidad de los servicios así como reducir tiempos y costos de gestión; pero sabe también que su implementación requiere un proceso formal que garantice los resultados positivos que puede ofrecer.