Microsoft le ha dado una importante renovación a su venerada suite Office, y la nueva versión -ahora en fase beta y que saldrá el próximo año- contiene una serie de características nuevas y mejoradas que deben ser de interés para los profesionales de TI y los trabajadores del conocimiento.
Esto es cierto para ambos ‘sabores’ del nuevo Office: las ediciones convencionales de Office 2013, con licencia perpetua para un solo dispositivo, y las ediciones de suscripción Office 365, que se entregan y actualizan través de la nube, y se pueden instalar en hasta en cinco computadoras Windows o Apple OS X por licencia de usuario.
Este artículo se centrará en las ediciones de Office 2013 y Office 365 como Office 2013 Professional y Office 365 ProPlus, que se componen de aplicaciones de productividad de los usuarios finales, tales como Word, Excel, PowerPoint y OneNote, y excluyen aquellas que incluyen productos de servidor, tales como Office 365 Enterprise, que también viene con las versiones en línea de Exchange, Lync y servidores de SharePoint.
Almacenamiento en nube, movilidad y desarrolladores
Probablemente el cambio más dramático en la nueva versión de Office es la forma en que se vincula a la nube para una amplia variedad de propósitos, en formas que no existían o eran mucho más limitadas en Office 2010 y ediciones anteriores.
Probablemente el cambio más dramático en la nueva versión de Office es la forma en que se vincula a la nube para una amplia variedad de propósitos, en formas que no existían o eran mucho más limitadas en Office 2010 y ediciones anteriores.
Para los principiantes, se ha diseñado una estrecha integración con el servicio de almacenamiento en línea de Microsoft, SkyDrive, para que los usuarios finales guarden sus archivos en la nube de manera simple y segura, tanto en Office 2013 y en Office ProPlus. Esto se relaciona en el creciente uso en el lugar de trabajo de servicios como Box.net, Dropbox y Google Drive, que no solo simplifican el acceso a los archivos, sino que también los comparten con sus colegas, generando una mejor colaboración.
Además de los archivos, los usuarios finales también pueden guardar la configuración, preferencias, plantillas y otros elementos a la nube de Office ProPlus, y acceder a ellos en múltiples dispositivos conectados a Internet, una punta de lanza para la fuerza laboral cada vez más móvil y la tendencia BYOD (traiga su propio dispositivo).
Al vincular esas dos tendencias -la movilidad y BYOD- Ofifice ProPlus permite que los usuarios accedan a la suite en más de cinco computadoras Windows u OS X que lo tengan instalado. A través de una nueva característica denominada Office on Demand, los usuarios pueden hacer un únicostreaming temporal por vez de la suite y sus documentos a una computadora Windows 7 o Windows 8 -como las del centro de negocios de un hotel o del salón del aeropuerto. El software y los archivos desaparecen de esa computadora una vez que el usuario cierra la sesión.
Microsoft también promete que los administradores de TI podrán implementar Office en las empresas de una manera más rápida y fluida a través de una mejora en la tecnología de virtualización Click-2-Run que se utilizó por primera vez en Office 2010.
"Esa es definitivamente una mejora en la que los gerentes de TI estarán interesados", señaló la analista de IDC, Melissa Webster.
Para los desarrolladores empresariales y comerciales, Microsoft ha creado un nuevo marco para la creación de aplicaciones de Office basado en estándares web y lenguajes conocidos que encajan con el uso de la suite en la nube. Estas nuevas aplicaciones pueden estar disponibles a través la nueva Office Store, o internamente en los repositorios de aplicaciones corporativas; y están diseñadas para ser incorporadas en nuevas formas, más orgánicas, dentro de Word, Excel y los componentes de Office.
Retocada interfase de usuario de Office 2013
Otra de las mejoras en la nueva Office que podría ser muy valorada por las empresas es su nueva interfase de usuario, que según Microsoft, se adapta a varios factores de forma, incluyendo PC, tablets, computadoras portátiles "híbridas" y sistemas todo en uno de gran pantalla.
Otra de las mejoras en la nueva Office que podría ser muy valorada por las empresas es su nueva interfase de usuario, que según Microsoft, se adapta a varios factores de forma, incluyendo PC, tablets, computadoras portátiles "híbridas" y sistemas todo en uno de gran pantalla.
En las computadoras de escritorio y portátiles, la interfase se ha diseñado para ser usada de una manera convencional, con un mouse y un teclado. Pero cuando los usuarios trabajan en dispositivos táctiles basados en lápices ópticos como tablets, que se han vuelto tan populares en los lugares de trabajo y para las que se ha optimizado el próximo sistema operativo Windows 8, la interfase de la suite admite menús radiales, gestos como deslizar y pellizcar, y los elementos y botones del menú se han vuelto más grandes.
(Aunque ha portado OneNote y Lync para iOS, Microsoft hasta ahora se resiste a una completa versión de Office para iOS, algunos encuentran en esto una decisión cuestionable teniendo en cuenta el amplio uso de iPads e iPhones en las empresas).
En el camino, la interfase de usuario se ha limpiado y se ha vuelto ágil, lo que puede mejorar y simplificar la experiencia del usuario, lo que hace una suite Office más eficiente, ya que previamente ha sido criticada por sus pesadas características que la mayoría de usuarios finales ignoran o no entienden.
"Las organizaciones estarán interesadas en esto (la nueva interfase de usuario), ya que hace a Office más divertida y productiva para los usuarios finales, así como potencialmente menos intimidante", señaló Philipp Karcher, analista de Forrester Research.
Abriendo Word, Excel, PowerPoint
En Word, los trabajadores del conocimiento están obligados a apreciar que la aplicación de procesamiento de texto ahora abre documentos PDF y mantiene el formato de los documentos mientras los edita.
En Word, los trabajadores del conocimiento están obligados a apreciar que la aplicación de procesamiento de texto ahora abre documentos PDF y mantiene el formato de los documentos mientras los edita.
Un nuevo "modo de lectura" está diseñado para mejorar la experiencia de lectura en Word, una característica que probablemente será más útil cuando se utilice Office en tablets.
Mientras tanto, Excel se ha vuelto más fácil de usar con funciones como Flash Fill, que automatiza la entrada, cambia de formato y reorganiza los datos, y con una forma más sencilla de crear tablas dinámicas y hacer análisis de datos.
"Las capacidades de inteligencia de negocios en Excel se ven muy prometedoras", señaló el analista de la industria, Michael Osterman, de Osterman Research.
En general, el nuevo Excel hará que una serie de funciones sofisticadas que hasta ahora se han limitado principalmente a los sofisticados "usuarios avanzados", sean más asequibles a un mayor número de empleados, indicó Webster.
PowerPoint ahora cuenta con más características funcionales de gráficos nativos, permitiendo que los usuarios hagan presentaciones, gráficos y formatos que anteriormente se tenían que hacer en el diseño gráfico externo y aplicaciones de ilustración. Una nueva "vista del moderador" le permite ver las diapositivas mientras están ocultas de la audiencia.
También es posible que los colegas puedan colaborar en la presentación o en un documento, en el nuevo PowerPoint y Word, no solo publicando comentarios sobre ellos, sino también respondiendo de una forma ordenada, que está destinada a facilitar la edición colaborativa y eficaz.
– CIO.com / IDG News