SaaS (Software as a Service) es un modelo de entrega de soluciones de software desde la nube (cloud), donde el proveedor mantiene no solo la responsabilidad sobre la correcta funcionalidad del sistema sino que también se responsabiliza por hospedar la aplicación, de mantenerla disponible y de asegurar el desempeño óptimo. Por su parte, el cliente accede a la solución desde una herramienta muy sencilla y por lo único que debe preocuparse es por asegurar la conectividad de sus empleados.
El modelo SaaS incluye también el concepto de “Uso por demanda” (On Demand), donde el costo de la inversión inicial (que comúnmente es pequeña) y el costo de operación recurrente son fácilmente estimables y pueden basarse en la cantidad de usuarios que utilizarán el sistema o en la cantidad de transacciones que se procesarán.
En su libro “Etapas de la Pyme”, José Maria Quiros identifica cinco etapas de desarrollo de una Pyme: emprendedora, expansión, estructuración, reactiva y consolidación. De ellas, estructuración y reactiva suelen ser ciclos que se repiten periódicamente, que generan mucho estrés al negocio y, en casos extremos, pueden provocar el cierre de la empresa. El autor establece que la selección de personas, procesos y herramientas adecuadas en estas etapas atenúan el impacto de las mismas en la operación del negocio y lo habilitan para pasar a la fase de consolidación.
¿A qué viene todo esto? Justamente a que las soluciones SaaS pueden ayudar a las empresas durante estas etapas (y obviamente en la etapa de consolidación) al atacar los siguientes problemas:
• Procesos no estándares y no integrados. Por definición, las soluciones SaaS están diseñadas para homologar las operaciones de los usuarios con las mejores prácticas de negocio, implantando los niveles de control e integración suficientes para permitir que las decisiones sean tomadas de manera consistente y en base a criterios profesionales. Una solución SaaS se adopta más que implementa.
• Toma centralizada de decisiones y “controlitis”. Como consecuencia del punto anterior, la adopción de un sistema de información (y otras soluciones SaaS) habilitan al negocio para una toma de decisiones descentralizada y estructurada, sin comprometer el control necesario para mantener el orden y la salud del negocio.
De esta manera, el modelo SaaS entrega ventajas competitivas a las Pyme. Sin embargo, el empresario debe considerar los montos totales de inversión y gasto corriente; obviamente una solución de este tipo debe verse como una relación a largo plazo, por lo que el costo debe considerarse como un costo fijo recurrente. Asimismo, hay que tener en mente que adoptar es mejor que adaptar puesto que hay una relación directa entre el nivel de adopción sin personalizaciones de la herramienta con el tiempo de entrega, facilidad de operación y los beneficios a mediano y largo plazo.
Un punto importantísimo a destacar es el desarrollo de personal experto en el negocio y en la operación del sistema. Cada empresa tiene personal clave que “carga” con la mayor parte de la operación de la empresa, conoce sus fortalezas y debilidades. Es indispensable que estos usuarios adopten las soluciones contratadas como su herramienta, de este modo el empresario maximiza el beneficio de la inversión.
“Per se”, hablar de SaaS es hablar de poner al alcance de las Pyme soluciones de clase mundial a un costo muy atractivo, en tiempos de entrega totalmente alineados con la realidad de estas empresas y, sobre todo, con un enfoque que permite al cliente y a la solución crecer (o contraerse) de acuerdo con la realidad de cada negocio. Por ello, podemos afirmar que las dos principales ventajas para ellas son:
• Económico-financieras: costo total de propiedad (TCO) mucho más bajo y flexible que en el modelo tradicional, niveles bajos de inversión inicial, ventajas fiscales -por representar un gasto completamente deducible- y escalabilidad.
• Orientación al “core business”: en este modelo, las Pyme no tienen que distraer recursos humanos y económicos para mantener las soluciones operando, éstas “operan solas”, lo que les permite concentrarse en su core business.
Vicente Credidio, director de Atención y Relación, Hub Norte de América Latina TOTVS