Solo porque alguien tiene el título de "jefe de proyecto" no quiere decir que sabe cómo gestionar eficazmente los proyectos. Muchos directivos y ejecutivos de TI lo han aprendido de la manera difícil.
Entonces, ¿cómo se puede diferenciar a un buen director de proyecto de uno malo? CIO.com encuestó a expertos de gestión de proyectos y a ejecutivos para saber qué habilidades se requieren para gestionar proyectos con éxito -es decir, para garantizar que los proyectos se mantengan en el camino y dentro del presupuesto.
Aquí hay siete habilidades que los gerentes o jefes de proyecto necesitan para ser efectivos y exitosos:
Nº 1: Ser muy organizado y bueno en el ‘multitasking’
Un buen gerente de proyecto sabe cómo "gestionar múltiples proyectos o tareas y hacer seguimiento de problemas a diario", señala Hilary Atkinson, director de la oficina de gestión de proyectos en Force 3, un proveedor de soluciones de negocio.
La diferencia entre el éxito o el fracaso de un proyecto es a menudo "la diferencia entre un jefe de proyecto que está muy bien organizado y uno que no lo está", agrega. "Si un director de proyecto está gastando más tiempo tratando de averiguar dónde está la información en lugar de manejar su proyecto de forma productiva, el fracaso es inminente".
Nº 2: Tome las riendas y sepa cómo dirigir
"Los gerentes de proyecto deben ser buenos líderes", señala Lew Sauder, director senior del proyecto Geneca, que desarrolla software empresarial personalizado. En concreto, "la gestión de proyectos trata de liderar a los interesados y vendedores para obtener un resultado exitoso", afirma Brian Lee, socio de Navigate, una firma de consultoría en gestión.
"Los proyectos deben ser dirigidos de una manera que creen consenso a la vez que dan contenido a los riesgos reales y cortes de ruta", señala. "Los gerentes de proyecto efectivos pintan el cuadro de un futuro mejor e inspiran confianza en la capacidad de su equipo para hacer realidad esa visión. Ellos construyen relaciones confiables con los principales interesados para asegurarse de que haya coherencia con los objetivos del proyecto, y exudan la confianza necesaria para sostener a todos los que participan en la rendición de cuentas del proyecto".
Nº 3: Sea un comunicador eficaz
"Ser un excelente comunicador requiere que el jefe del proyecto se asegure de que las partes interesadas lo entiendan; que comprendan lo que se espera de ellos durante todo el ciclo de vida del proyecto; y que todos los interesados se comuniquen eficazmente entre sí, así como con el director del proyecto", señala el Dr. Greg Thomas, CMC, PMP y CEO de Roos Technologies International, una firma de consultoría de gestión.
"Los gerentes de proyecto deben ser capaces de comunicar los cambios de estado, buenas noticias y malas noticias para todos los niveles de personal en todos los distintos departamentos", señala Nandi Hayes, una agente de Vitamin T, una agencia de talentos para los creativos digitales.
"También tienen que saber distinguir quién necesita saber qué, cuándo tienen que saberlo y cómo será entregada esa información", señala la agente. "Por ejemplo, un leve retardo de programación que tenga que ser comunicado a los equipos internos, pero no al cliente si las fechas de revisión del cliente no se ven afectadas".
Nº 4: Sepa cómo y cuándo negociar
"Los gerentes de proyecto deben ser excelentes negociadores", señala Brock Boddie, director asociado de programación en Huge, una agencia digital global. "A menudo está tratando con personas que tienen intereses divergentes a los suyos, o que parecen no tener interés en comprender lo que estamos tratando de lograr y por qué deben ayudar o participar plenamente", agrega.
"Un buen director de proyecto va a invertir tiempo para entender y negociar estas relaciones y entender los intereses de estos grupos de interés, por lo que podrá triangular lo que hará que su proyecto siga adelante. Sin estas habilidades de negociación, puede echar a perder o ignorar estas relaciones críticas, y hacer que el éxito del proyecto sea altamente improbable", señala Boddie.
Nº 5: Sea detallista
"La gestión de proyectos tiene que ver con los detalles -los grandes y pequeños", señala Aziz Kara, director de gestión de producto y diseño de Xtreme Labs, un desarrollador de aplicaciones y productos móviles. Por lo tanto, los gerentes de proyectos deben ser "minuciosos sobre el manejo de los detalles de cada proyecto y el impacto que cada detalle puede tener en el éxito global del proyecto. Los detalles pueden hacer o deshacer un proyecto, y el jefe de proyecto eficaz reconoce eso".
Nº 6: Reconocer y solucionar problemas rápidamente
"Inevitablemente, habrá momentos en que se presentarán problemas y obstáculos que requerirán soluciones inmediatas", señala Michael Pesochinsky, cofundador y vicepresidente de GovernmentBargains.com, un sitio gratuito que recopila y proporciona información acerca de las subastas del gobierno. "La forma en que el jefe de proyecto se encargue de estos problemas lo diferenciará de los demás".
Nº 7: Poseer los conocimientos técnicos necesarios
Para ser un buen gerente de proyectos, se "debe tener un sólido conocimiento de las plataformas, software y programas con las que su empresa trabaja regularmente, incluso si su trabajo no es en realidad técnico", señala Joel Gross, fundador y CEO de Coalition Technologies, una empresa de diseño web y de marketing.
Y "un gran director de proyecto debe tener suficiente conocimiento técnico acerca de las áreas del proyecto que le ofrezcan la posibilidad de asignarse algunas tareas", añade Bob Herman, dueño del Tropolis Group, que proporciona servicios de TI, móviles y medios sociales a las empresas. ¿Por qué? "Asignarse a sí mismo algunas tareas del proyecto y completarlas con éxito a tiempo le ayudarán a ganarse el respeto que necesita para gestionar con éxito al equipo del proyecto".
¿Hay otras habilidades que usted crea que son esenciales para ser un buen director de proyecto? Por favor, deje un comentario.
– CIO.com / IDG News