Para poder entender cómo las organizaciones están evolucionando hacia el lugar de trabajo del futuro, por muchos llamado la oficina digital, es necesario estar conscientes de que nunca volveremos a trabajar de la misma manera y, al mismo tiempo, no perder de vista las lecciones aprendidas durante la pandemia. La pregunta más común que hacen la mayoría de las organizaciones con las que hablo es esta: ¿Cómo podemos seguir operando desde casa con la misma productividad que logramos durante el confinamiento y qué herramientas se requieren para ser más eficientes?
Para la mayoría de las organizaciones, la discusión comienza con la transformación digital y una creencia errónea de que la pandemia de COVID-19 obligó a las empresas a transformarse digitalmente sobre la marcha.
¿Tal vez has visto una versión de la caricatura en la que COVID actuó como una bola de demolición, donde iniciativas de transformación digital estancadas durante mucho tiempo chocaron contra organizaciones que dependían de tecnología obsoleta? Esta caricatura sugiere que las organizaciones que pudieron hacer una transición sin problemas de las oficinas a la seguridad de los hogares, gracias al uso de la tecnología de videoconferencia, ya han transformado digitalmente sus procesos de trabajo con éxito, pero nada podría estar más lejos de la realidad. La pandemia trajo consigo un reconocimiento sobre dónde trabajamos y cómo mantener la productividad, e incluso mejorarla, independientemente de la ubicación física creando un entorno de oficina digital; pero la transformación digital de cómo trabajamos está en curso y se potenciará a medida que avancemos hacia el espacio de trabajo del futuro.
Antes de la pandemia, el obstáculo más obvio para la colaboración era encontrar una sala de reuniones vacía en la que revisar documentos y tomar decisiones. Cuando enviamos los empleados a sus casas, no cambiamos los documentos ni las decisiones, solo cambiamos el lugar donde nos reunimos. En lugar de enviar la ubicación de una sala de conferencias física donde se reuniría el equipo, el organizador de la reunión envió un enlace a su sala virtual. Pero en realidad, con el video, no resolvimos los problemas centrales que afectaban la productividad, simplemente cambiamos dónde suceden y extendimos los límites de la efectividad del video. En muchas de las videoconferencias a las que me sumo hoy, la mayoría de los participantes tienen sus cámaras apagadas porque la fatiga de video es un problema muy común.
El verdadero desafío es que, si bien la productividad está aumentando, todos sentimos que nos estamos quedando cada vez más atrás. No sé ustedes, pero cuando trabajo en casa mi agenda está llena de videoconferencias, una tras otra, lo que significa que estoy cada vez menos preparado para cada reunión. Tengo poco o ningún tiempo para responder mi correo electrónico, revisar documentos o preparar materiales para estas reuniones. Muchas veces, después de unirme a una reunión, paso los primeros minutos escuchando palabras clave o una agenda, para saber para qué estoy allí, de qué se supone que debo hablar o qué presentar durante esta reunión.
Esta no es una forma sostenible de trabajar y para una verdadera transformación digital, las soluciones no solo deben ofrecer ubicación flexible, sino también cambiar la forma en que trabajamos.
Un espacio de trabajo digital necesita ofrecer video de alta resolución a través de una variedad de conexiones de red, ya sea por cable, Wi-Fi o celular. Las soluciones de videoconferencia deben permitir ver y compartir documentos con los presentes. Una plataforma de colaboración permite a aquellos que no pudieron asistir en tiempo real ponerse al día, ya sea viendo una repetición de la reunión o leyendo las notas de los participantes.
Para transformar digitalmente el trabajo, la tecnología debe ayudar a cerrar la brecha entre productividad y preparación de los asistentes a medida que saltan de una reunión a otra recopilando y ordenando todo el contenido relevante para cada sesión en un solo lugar: no más buscar en su disco duro para encontrar una versión anterior del documento, hurgar en su bandeja de entrada para encontrar la conversación relevante, o sentirse decepcionado cuando no hubo seguimiento de los temas pendientes de una reunión a otra.
Un lugar de trabajo digital del mañana requiere herramientas digitales que hagan el trabajo menos complicado. Debemos ir más allá del simple ver y compartir a plataformas verdaderamente colaborativas.
Así es como veo el futuro del trabajo, no volviendo a las oficinas, sino avanzando hacia la oficina digital, una nueva era de productividad, aprendiendo lecciones de la pandemia y entendiendo cómo transformar digitalmente nuestros espacios de trabajo para hacer más con menos esfuerzos.
Por: Steve Forcum, Chief Evangelist, Avaya.