Según el reciente informe de DocuSign, “Tendencias de gestión de contratos 2022”, la adopción de contratos digitales y la confianza hacia los mismos está mostrando un avance gracias al aumento de la digitalización de procesos y servicios, ocasionados por la pandemia de COVID-19.
Uno de los principales obstáculos que ha tenido la adopción de contratos digitales es el miedo a dejar procesos tradicionales que se consideraron eficientes por años. Aún algunas empresas tienen la sensación de que un contrato sólo tiene validez si está plasmado en papel. “El miedo al cambio ha sido el principal reto para superar, pero la digitalización masiva tras pandemia ayuda un poco a cambiar esta mentalidad, tanto para usuarios como empresas”, comentó Jaime Morales, vicepresidente Regional de Ventas de DocuSign México.
El estudio muestra la forma en que actualmente gestionan los contratos las principales empresas, donde menos de la mitad (49%) calificó como confiable y/o eficiente su actual gestión de contratos, lo cual resulta en tiempo desperdiciado, costos adicionales, mayor riesgo en cumplimiento y retrasos en el cierre de negocios. “Un contrato digital y una correcta gestión ayuda a generar ahorros, reducir significativamente errores humanos, reducir procesos y eliminar el papel. Sin embargo, los beneficios principales se dan en la gestión de datos y efectos contractuales con los clientes”, comentó Morales.
Para concretar contratos se tiene que pasar por cinco etapas distintas:
- 1 – Generación. Para comenzar un ciclo de vida de contratos, se tiene que crear el primer borrador del documento. Este paso por lo general comienza con una plantilla que debe llenarse con información específica sobre ciertas cuentas y los términos de la relación deseada. Actualmente un 79% de las empresas usan bibliotecas de cláusulas para ayudar con la generación de borradores.
- 2 – Negociación. Una vez que se ha generado el contrato, los representantes de las partes deben revisar el lenguaje y hacer revisiones hasta que todos estén de acuerdo con los términos. Por lo general, para este paso se tienen que hacer varias revisiones y es posible que se tengan que crear nuevos borradores del contrato. Un 45% retrasa la aprobación de un contrato por la recolección de firmas, 40% por la aprobación jurídica y 37% por la aprobación de precios
- 3 – Envío. Durante el proceso contractual, el documento pasará por diversos flujos de trabajo y representantes. Seguir correctamente este paso significa cumplir con el orden de aprobaciones, notificaciones, notificaciones sobre firmas, inicio de facturación, entrega del servicio, cumplimiento de obligaciones y más. Los retrasos en esta etapa son un problema común: el 41% de los encuestados dice que los errores en el envío detienen la aprobación contractual.
- 4 – Firma. Los representantes de todas las partes involucradas firman el contrato para que el acuerdo sea oficial. Con frecuencia sucede que se tienen que recolectar firmas en un orden específico y el proceso se gestiona ya sea con tinta sobre papel o con firmas electrónicas. Un 48% de los encuestados considera que el reto en esta etapa está en la recolección de firmas a tiempo y 46% en los retrasos que genera la solicitud de nuevas firmas en documentos debido a errores, un 41% en que la firma se dé en el orden correcto.
- 5 – Almacenamiento. Cuando entran en vigor los términos de un contrato, se almacena el acuerdo en un lugar seguro donde debe ser de fácil localización con fines de referencia, ejecución y gestión. En cualquier momento del ciclo de vida del contrato, es posible que tenga que salir del almacenamiento, lo cual requiere una función de búsqueda bien diseñada.
En total, los encuestados necesitan un promedio de 30.8 horas de trabajo activo por contrato para completar estos cinco pasos, lo que representa un incremento de alrededor del 12% en comparación con la encuesta del año pasado.
“Los clientes ya han manifestado un aumento en la confianza de realizar acuerdos mediante contratos digitales, ofreciéndoles una serie de beneficios como ahorro en costos, eliminación de papel, acelerar la digitalización para ofrecer mejores niveles de servicio y, principalmente, acelera tiempos para cerrar acuerdos”, agregó Jaime Morales.
El 68% de los profesionales contractuales necesitan acceder a un acuerdo completado al menos semanalmente. Actualmente ocupan un promedio de 45 minutos para encontrar un documento específico y necesitan un promedio de 1 hora y 24 minutos para encontrar términos específicos en un documento. Con la digitalización de los contratos, estos procesos se pueden eficientar de manera significativa. Actualmente, casi la mitad (48%) de las organizaciones ya cuenta con una herramienta especializada en gestión de ciclo de vida de contratos.
Una gestión contractual deficiente está dañando directamente las operaciones internas, las relaciones externas y los resultados finales. Alrededor de la mitad (49%) se enfrenta a retos para minimizar riesgos y maximizar valor a lo largo de la vida de un contrato. Un número similar reportó dificultad para encontrar información en contratos completados (44%) y para entender las responsabilidades expresas en los términos finales (44%)
La firma electrónica y su validez legal para contratos digitales ha sido clave para acelerar la confianza y adopción. En DocuSign recomiendan ayudarse de una herramienta de gestión de ciclo de vida de contratos (CLM) certificada como CLM Essentials, que ofrezca, además, seguridad y protección de la información. “CLM cubre todo el ciclo del contrato, desde el desarrollo del contrato, su envío, firma, recepción, hasta los analíticos para su almacenamiento y administración, todo bajo los marcos legales de cada país”, comentó Morales.
Para el estudio se entrevistaron más de 1,300 profesionales de contratación en todo el mundo.
Karina Rodríguez, Computerworld México.