Muchas empresas empiezan la digitalización de sus procesos a través de la firma electrónica, ya que supone un ahorro de tiempo y recursos al instante.
En este contexto, TRATO, solución integral para procesos de creación y gestión de contratos, brinda consejos para tomar la mejor decisión al contratar un proveedor de firma electrónica o digital:
- Facilidad de uso: La herramienta para la firma electrónica debe ser intuitiva y fácil de utilizar para todos los involucrados que envían solicitudes y firman documentos. Toma en cuenta que la mayoría de proveedores de firmas te ofrecen pruebas gratis. Se recomienda aprovecharlas para evaluar el nivel de experiencia que esperas para hacer tu proceso más rápido.
- Diversidad de firmas avanzadas: Una solución óptima de firmas electrónicas debe permitir usar la mayor opción de firmas avanzadas. Existen varios tipos de firmas que tienen diferentes características de seguridad y validez. Por ejemplo, está la básica, la firma con NOM 151, la e.firma del SAT o la firma electrónica válida en otros países.
- Firma desde cualquier dispositivo y validación de biométricos: Se recomienda elegir la opción que sea compatible con distintos dispositivos, computadoras, tabletas y smartphones. De esta manera, no importa donde se encuentren los firmantes, las notificaciones les llegarán a su teléfono y podrán firmar desde donde estén y en el momento que deseen. Asegúrate que permita validar sus biométricos de manera segura en el dispositivo, así como enviar y recibir documentos de manera instantánea.
- Protección de Información e identidad de los participantes: Es fundamental que la infraestructura tecnológica de la firma electrónica garantice el correcto uso y administración en el procesamiento de datos que se utiliza en un contrato. Elige una solución que garantice la seguridad de la información que se comparte con clientes, proveedores y colaboradores, así como su identidad.
También recuerda que los proveedores de firma electrónica deben cumplir con las distintas disposiciones de protección de información en todo el mundo. Compara y analiza quién protege mejor la información y la de los clientes, para evitar problemas de seguridad, (como la pérdida de datos, las infracciones, el malware y los virus) y prevenir problemas que puedan afectar la credibilidad de la empresa.
Por otro lado, TRATO aconseja preguntar por los distintos métodos de autenticación para garantizar la identidad de las personas. La solución de firma electrónica debe combinar tecnologías distintas y aplicar biometría para mitigar el riesgo de fraude y repudio de la firma, ya que es uno de los requisitos más importantes que deben cumplir las aplicaciones y empresas que ofrecen servicios a través de internet (Protección de Datos Personales propia y de terceros (clientes, colaboradores y proveedores).
- Validez legal: Busca un proveedor de firmas electrónicas que cumpla los requisitos de validez legal de los países en que operará la empresa, para garantizar la ejecución del contrato en caso de un incumplimiento. La mejor solución de firma electrónica y gestión de contratos debe tener un proceso transparente que muestre todos los pasos que tomaron los participantes al firmar un documento.
La tecnología de la solución de firma electrónica debe cumplir con estándares internacionales, las reglamentaciones específicas del país y las específicas de la industria para que tenga validez legal. Son varios elementos que se exigen, como la aplicación de los certificados digitales o sellos de tiempo para la validez de los documentos en distintos procedimientos. Solo cumpliendo con estos requisitos podrás firmar desde cualquier lugar del mundo.
Los requisitos mínimos de la firma electrónica son:
- Generarla con datos exclusivos al firmante (como su correo electrónico y datos personales CURP, RFC, Domicilio, etc…).
- Estar bajo control exclusivo del firmante (su biometría, como el trazo autógrafo, la prueba de vida, identificación oficial y vídeo de aceptación de términos y condiciones, entre otros…).
- Estar integrada en un mensaje de datos como la firma de un documento.
- La solución de firma digital debe integrarse a tu proceso de contratos, no al revés: Un punto importante al evaluar proveedor de firma electrónica es que sea fácil de implementar e integrarse al flujo de trabajo actual de la empresa. Siempre ten en cuenta que la adopción de firma optimice el flujo de negociación y la firma de documentos, complementando los sistemas existentes, sin afectar otros procesos internos. Elige una opción que te permita usar la firma electrónica inmediatamente después de contratarla. También fíjate que se integre con otras tecnologías, como sistemas de almacenamiento y/o levantamiento de información.
