Después de haber diseñado e implementado con éxito una estrategia de Gestión de cambios de adopción (ACM), podría pensar que su misión está cumplida. Aunque es satisfactorio creer que ha hecho todo lo posible, esta sensación se produce, en última instancia, a expensas de la productividad.
La realidad es que la mayoría de las iniciativas de gestión de cambios de adopción requieren un mantenimiento regular basado en la tecnología y el personal de su organización. Al fin y al cabo, los psicólogos han demostrado que las personas somos inexplicablemente reacias al cambio, incluso si este presenta claros beneficios.
Por eso, es fundamental que las empresas tengan en cuenta el factor «humano» a la hora de crear y aplicar su estrategia de gestión de cambios de adopción. Lamentablemente, en el torbellino de la aplicación de una estrategia de gestión de cambios, las opiniones de los empleados tienden a quedar en el olvido; de hecho, un estudio de Prosci reveló que el 33 % de las organizaciones no tenía ningún plan para reforzar su iniciativa de cambio entre los empleados.
Es crucial volver a evaluar cómo los empleados están utilizando la nueva tecnología e identificar a aquellos que estén teniendo dificultades para adoptar una determinada solución. Siguiendo los pasos que se indican a continuación, puede descubrir un marco que lo ayude a mantener plenamente una estrategia de gestión de cambios existente.
1. Recopilar datos
Al determinar lo que se necesita para mantener o mejorar una estrategia de gestión de cambios de adopción, comience con los datos. Si su estrategia inicial de gestión de cambios incluía objetivos y puntos de referencia, este paso será sencillo. Simplemente, recopile datos sobre el uso y la productividad de los empleados que se vieron afectados por la estrategia de gestión de cambios de adopción y compare esos datos con sus objetivos. Si ve que no es suficiente, vuelva a revisar su estrategia de ACM con los empleados o los niveles de departamento que se estén quedando más rezagados. Recuerde que es importante centrarse tanto en los individuos como en los grupos o departamentos en su conjunto. Aunque la implementación pueda parecer un proceso muy singular, en realidad se trata del equipo en su conjunto.
Además, si no ha realizado inicialmente una evaluación comparativa, hágala ahora. Recopile datos de uso y productividad, y prepárese para trabajar con la dirección para cuantificar sus objetivos de adopción. Hay mucha resistencia a la recopilación y el análisis de los datos de uso por parte de los usuarios individuales, por lo que es conveniente comenzar su proceso con cada nivel de departamento para seguir avanzando. De esta manera, podrá identificar las áreas que necesitan mejorar, y siempre podrá consultar estos datos más adelante para evaluar el éxito de sus esfuerzos de mantenimiento.
2. Identificar las áreas de mejora
Cuando se trata de un cambio, hay que saber lo que hay que mejorar para crear una base sólida para una implementación exitosa. Utilice los datos que ha recopilado para definir exactamente lo que hay que mejorar y el grado de mejora necesario. Considere esto tanto desde la perspectiva de departamentos enteros como desde de la de empleados individuales.
Una vez que haya identificado los grupos que se están quedando atrás, asegúrese de tener un programa de adopción especializado para cada grupo. Por ejemplo, si está adoptando Microsoft 365, el equipo de finanzas puede ser más receptivo si los beneficios se enmarcan en el contexto del cumplimiento. Por otro lado, los vendedores que viajan pueden necesitar que se les reitere la conveniencia de SharePoint y OneDrive.
3. Entender por qué hay resistencia
Cuando puso en marcha su estrategia de ACM, se les pidió a las personas que dieran un paso adelante, se cambiaron ciertas partes de su función y se les pidió que desarrollaran nuevas habilidades. Es de esperar que no todo el mundo esté completamente de acuerdo con un cambio tan significativo, y la fuerte resistencia de incluso un individuo puede amenazar el éxito de una nueva iniciativa.
Si no reconoce y aborda las complicaciones asociadas a este cambio fundamental, podría experimentar una pérdida de moral y productividad. Y mientras tanto, su plan de mantenimiento no avanzará. Es crucial no solo encontrar a los empleados que se resisten a la nueva tecnología, sino saber por qué se resisten al cambio.
Tal vez no haya comunicado de forma eficaz las ventajas del cambio a todos los implicados o no haya hecho lo suficiente para explicar las ventajas a quienes expresan más resistencia. Puede ser simplemente que no entiendan la importancia de la nueva tecnología, por lo que identificar los malentendidos y aclararlos podría contribuir en gran medida a su disposición a adaptarse.
4. Explique sus hallazgos a la dirección
patrocinio de los altos cargos a lo largo del ciclo de gestión de cambios. Tanto si se trata de la alta dirección como de las partes interesadas, todos tienen diferentes expectativas y funciones, y es fundamental que presente un caso sólido para lograr un alto nivel de «aceptación» directamente desde la cima. Esto puede contribuir en gran medida a motivar al resto de la organización.
Sin embargo, la alta dirección no es el único grupo que debe aprobar una estrategia de mantenimiento de ACM. Para obtener los mejores resultados, póngase en contacto directamente con los directivos cuyos equipos tienen dificultades para adoptar la nueva tecnología. Dado que tienen conexiones personales con sus subordinados, conseguir su aceptación juega un papel importante para asegurar la adopción.
Es importante proporcionar a los directivos y gerentes actualizaciones periódicas sobre su iniciativa de mantenimiento para que estén al tanto de sus progresos en los objetivos estratégicos. Si puede cuantificar y demostrar el éxito de sus programas de mantenimiento de ACM, los directivos podrían convertirse en sus mayores defensores.
5. Comunicarse continuamente con los empleados
Una vez que la dirección esté de acuerdo, es hora de pasar al equipo. Las estrategias de gestión de cambios de adopción se centran en las personas implicadas, por lo que es fundamental abordar cualquier problema que pueda surgir entre los individuos más afectados por el cambio. En primer lugar, el equipo tiene que demostrar que comprende el problema y por qué es necesario el cambio, lo que contribuirá en gran medida a que apoyen la situación que se avecina.
La comunicación con los empleados es fundamental para crear esta comprensión. Nunca hay que dar por sentado que a los implicados se les haya explicado plenamente el «quién», el «qué», el «dónde», el «cuándo» y, posiblemente, el «por qué» del cambio, el factor más importante. Los afectados deben poder ver la nueva dirección y las razones que la sustentan con la misma claridad que los que dirigen la estrategia de gestión de cambios, lo que implica una comunicación abierta y clara durante todo el proceso de gestión de cambios.
Cada persona tiene que entender no solo por qué se produce el cambio, sino cómo puede beneficiarla. ¿Cómo se verán afectadas sus actividades cotidianas? ¿Por qué deberían apoyar este cambio? Si se comunica antes de la implementación, estará mejor equipado para crear un enfoque personalizado que prepare a los distintos grupos de la empresa. Esto ayuda a conseguir apoyo para el cambio y durante todo el proceso.
6. Buscar la opinión de los empleados y proporcionarles apoyo
La comunicación debe ser bidireccional para que el cambio tenga éxito. Las personas afectadas deben saber que pueden hacer preguntas, desahogar sus frustraciones e incluso comunicar lo que funciona bien a lo largo del proceso. Esto se puede hacer mediante todo tipo de actividades, desde reuniones periódicas hasta encuestas por correo electrónico orientadas a la búsqueda de soluciones, todo con el objetivo no solo de obtener información valiosa sobre cómo va el proceso y en qué áreas se puede necesitar apoyo adicional, sino también de demostrar a los implicados que sus opiniones y preocupaciones se valoran y se tienen en cuenta.
7. Revisar los resultados
Una vez que haya pasado unas semanas fomentando el cambio cultural, es fundamental que revise cómo han ido las cosas, teniendo en cuenta lo que ha funcionado, lo que no ha funcionado y cómo puede revisar el proceso para iniciativas similares en el futuro. También es un buen momento para volver a solicitar la opinión de los implicados para poder ajustar el proceso y abordar cualquier problema que pueda haber surgido de forma proactiva la próxima vez.
Cuando los empleados saben que usted los escucha y se esfuerza activamente para resolver sus preocupaciones, las posibilidades de que vean el proceso de gestión de cambios como un obstáculo se reducen. Conseguir y mantener esta actitud positiva es esencial para el éxito de la estrategia de gestión de cambios. Así como contar con empleados que estén alineados con sus motivaciones acelerará la adopción, tenerlos en contra puede crear obstáculos que a veces parecen insuperables.