Los equipos jurídicos de las empresas se enfrentan a la presión de lograr más con menos recursos. Una de las formas más eficaces de conseguirlo es reducir el tiempo que se pierde con los procesos manuales. Según TRATO, los contratos digitales aceleran los acuerdos de negocio al reducir drásticamente los puntos de fricción ante una posible compra.
Son muchos los puntos de fricción en el proceso contractual tradicional:
- Entrega de contratos: Los contratos físicos tradicionales son un punto de fricción importante al tener que entregarlo a otra parte antes de una compra. Esto da tiempo al cliente más tiempo para reconsiderar su decisión. También supone una pérdida de tiempo y, por tanto, de dinero para el equipo jurídico, que intenta coordinar la entrega.
En este punto, es importante elegir una opción de contratos digitales que sea compatible con distintos dispositivos, computadoras, tabletas y smartphones. De esta manera, no importa donde se encuentren los firmantes, las notificaciones llegarán a su teléfono y podrán firmar desde donde estén y en el momento que deseen. Asegúrate que permita validar tus datos biométricos de manera segura en el dispositivo, así como enviar y recibir documentos de manera instantánea.
- Tiempos de revisión excesivos antes de las compras: Si alguien quiere hacer una compra relativamente sencilla, un proceso de revisión del contrato excesivamente largo puede desanimarse.
- Firma electrónica: Esta es la base para digitalizar todo proceso contractual o legal en general. Por su naturaleza, este tipo de firma puede ser utilizada como sustituto de la firma física tradicional en la celebración de negocios y la suscripción de otros documentos. Es importante contar con un proveedor que agregue elementos de tecnología biométrica e informática para la identificación de los usuarios y autenticación de cualquier documento o archivo digital.
- Validez legal: Muchas empresas tienen ciertas dudas en relación con la validez de los contratos digitales. Para despejar estas reticencias, busca un proveedor de firmas electrónicas que cumpla los requisitos de validez legal de los países en que opera la empresa, para garantizar la ejecución del contrato en caso de un incumplimiento. La mejor solución de firma electrónica y gestión de contratos debe tener un proceso transparente que muestre todos los pasos que tomaron los participantes al firmar un documento.
La tecnología de la solución de firma electrónica debe cumplir con estándares internacionales, las reglamentaciones específicas del país y las específicas de la industria para que tenga validez legal.
- Protección de Información e identidad de los participantes: En el método de contratos tradicionales, al ser en papel, pueden perderse los documentos con facilidad. Por ello, es fundamental elegir una solución que garantice la seguridad de la información que se comparte con clientes, proveedores y colaboradores, así como su identidad.