RPA permitió a los laboratorios reducir un 83% el tiempo para registrar los resultados de test Covid, además de reducir a cero los errores y mejorar la respuesta a los pacientes en otros trámites.
La llegada del Covid-19 a Latinoamérica no solo significó el aumento del requerimiento de personal, infraestructura e insumos. A eso se sumaron los drásticos cambios en la manera en que las redes sanitarias debían comunicarse para mejorar la respuesta de los gobiernos y de las clínicas y laboratorios privados, que debieron adaptar sus procesos para entregar de manera certera y rápida los resultados de los test Covid.
RPA ha sido clave para esta labor en Latinoamérica, que en su optimización de la respuesta de los laboratorios privados, ha permitido que los recintos mejoren hasta seis veces la velocidad con que registran e informan los resultados de sus test.
Salvador Tillit, consultor experto en optimización de procesos y experiencia de usuarios, llegó con la idea de integrar la automatización robótica a distintos laboratorios. “La pandemia trajo consigo la necesidad de realizar masivamente pruebas covid, obligando a los laboratorios a adecuarse de forma muy rápida a esta nueva operación. Parte del protocolo consiste en reportar al Estado la información y resultado de cada prueba a través de un portal centralizado, un proceso que se realizaba de manera manual y que por su volumetría y características operativas, requería de un equipo humano numeroso. Identifiqué que este proceso podía robotizarse, lo que sería un proyecto de gran valor para los laboratorios.”, afirma el gestor de proyectos y partner de Rocketbot.
Inicialmente, Tillit y Martín García, expertos en tecnologías de información, desarrollaron dos bots en Python que ingresaban de manera automatizada los registros de las pruebas Covid al estado. “La complejidad del proceso radicaba en que había sido estructurado para minimizar la probabilidad de error. El proceso involucra la participación de tres humanos por test para su validación, lo que generaba que cada registro tomara alrededor de cuatro minutos. Con nuestro diseño de RPA, ese tiempo se redujo a 40 segundos”, detalla Tillit.
Factor humano
El arribo de la pandemia obligó a que uno de los laboratorios más grandes de la región destinara 17 trabajadores al registro de test, con flujos diarios de varios miles de ellos. Pero según cuenta Tillit, la automatización permitió que el proceso completo fuese reemplazado por dos robots, lo que liberó a la casi veintena de profesionales para otras labores más necesarias. El margen de error en el registro de los test, a su vez, se redujo de 8% a 0%, mientras que el costo operativo de ese proceso bajó un 42%.
“Los laboratorios no solo conviven con la presión de los miles de test que procesan y registran por día, sino que muchos de ellos tenían una gran acumulación de pruebas pendientes de informar. Uno de nuestros clientes tenía más de cien mil registros atrasados y requería ponerse al día de manera inmediata. Así fue como conocí a Rocketbot, en búsqueda de una herramienta solvente que me diera esa infraestructura”, recuerda Tillit.
Mientras sigue el interés de laboratorios por implementar proyectos de automatización robótica, Tillit agrega que su implementación no solo genera beneficios para el Estado y sus estrategias sino que también lo hace para las personas y empresas, que muchas veces dependían de esos registros para trámites de subsidios.
“Los beneficios han sido muy importantes, no sólo en la reducción de costos, sino también en la eliminación de errores y la mejora en la satisfacción de los principales stakeholders mediante una implementación muy rápida y un modelo de pago por procesamiento. Esperamos que este caso de éxito sea un motivador para seguir optimizando y robotizando procesos en los gobiernos”, cierra Tillit.